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Numéro de l'avis de vacance: UPU/23/G6/FT-C/411
Titre: Assistante du Vice Directeur Général
Grade: G6
Type de contrat:: Contrat de durée déterminée (Core)
Durée: Trois ans
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Date de publication:
2 juin 2023
Date de clôture:
15 juin 2023
Sélection en cours
Unité administrative:
Direction générale (EM)
Secrétariat (VDG.SEC)
Lieu d'affectation:
Berne Suisse
Date prévue d'entrée en fonctions: Dès que possible
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Contexte organisationnel:
Il s'agit d'un poste vacant dans la catégorie des services généraux auquel s'appliquent les procédures de recrutement local, conformément au Règlement du personnel du Bureau international de l'UPU
Le personnel recruté au niveau local n'a pas droit aux indemnités et aux prestations applicables uniquement au recrutement international
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Avec ses 192 pays membres, l'Union postale universelle (UPU), une agence spécialisée des Nations Unies, est le principal forum de coopération entre les acteurs du secteur postal. Il contribue à assurer un véritable réseau universel de produits de pointe et de services.
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Principales attributions :
Mission générale: Etre la secrétaire du vice-directeur général
Effectuer des travaux de secrétariat de direction:
1.1 Agenda et téléphone
- Tenir et organiser l'agenda et le calendrier électronique du VDG
- Accueillir et renseigner au téléphone
1.2 Correspondances/documents
- Gérer le flux des correspondances (entrées et sorties), en assurer la diffusion et gérer leur traçabilité
- Vérifier la mise en forme linguistique et la cohérence des correspondances au visa/à la signature du VDG (documents de référence ou références exactes)
- Mettre en forme et/ou rédiger les courriers internes et externes de tout ordre (notes, comptes-rendus d'entretiens téléphoniques, messages électroniques, etc.) en langues française et anglaise
- Rédiger les lettres du VDG (félicitations, départs, condoléances, corps diplomatique, voeux, etc.) ainsi que ses comptes-rendus de mission et d'entretiens (visiteurs externes) en langues française et anglaise et gérer les bases de données y relatives
- Mettre en forme les documents, notes, rapports, discours et tout document
1.3 Dossiers
- S'assurer auprès des Directions concernées que les dossiers du VDG pour les réunions internes qu'il préside sont à jour
- Préparer et tenir à jour les dossiers particuliers du VDG pour les réunions officielles des organes de l'UPU, celles des Nations Unies (HLCM) et toute autre demande
- Effectuer des recherches de documents de référence et autres historiques
1.4 Circulation de l'information et suivi
- Assurer la liaison entre le VDG et le Cabinet, ainsi qu'entre le VDG et les autres Directions du BI pour garantir une information optimale auprès du VDG et à ses destinataires
1.5 Réunions et voyages
- En coordination avec la Direction responsable, préparer/organiser les réunions des divers Comités internes présidés par le VDG (invitations, préparation des salles, ordre du jour) et selon besoin les déjeuners de travail
- En coordination avec le Cabinet et le pays de mission, effectuer les préparatifs des déplacements du VDG (autorisations, visas, transports, hôtellerie, planning, demandes de remboursement, dossier de mission, etc.)
- Gérer les approvisionnements de fournitures de bureau
- Gérer le classement et l'archivage des dossiers du VDG
2 Effectuer des travaux administratifs pour le compte du Cabinet
- Sur demande, effectuer des travaux de tous ordres pour le Cabinet
- Selon besoins, entraide avec l'Assistante du Cabinet et les secrétaires du DG (dactylographie des rapports de mission du DG, distribution de documents, etc.)
- Assister à certaines réunions relevant du Cabinet et en assurer le secrétariat (Comité interne de préparation du Congrès)
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QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES |
Formation:
Ecole secondaire ou formation professionnelle en secrétariat/assistanant de direction ou équivalent |
Expérience:
Au moins six années d’expérience en tant qu’assistant(e)/secrétaire de direction d’un haut responsable. |
Connaissances techniques:
1 Très bonnes connaissances des techniques de secrétariat de direction
2 Maîtrise des outils de bureautique word/ppt, outlook, bonne connaissance d'excel,
3 Très bonnes connaissances des divers modèles (normes)
4 Bonnes connaissances en technique de rédaction de courrier et de compte-rendu
5 Connaissances de base d'outils de base de données
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Autres compétences:
1 Confidentialité, diplomatie, flexibilité
2 Autonomie, esprit d'initiative
3 Aptitude à communiquer
4 Aptitude à travailler sous pression et à gérer les priorités
5 Sens de l'équipe et disponibilité
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Compétences linguistiques:
Maîtrise de l'anglais et connaissance pratique du français
La connaissance d’autres langues officielles de l’ONU serait un avantage
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Informations supplémentaires:
Le français est la langue officielle de l’UPU. L’anglais et le français sont les langues de travail du Bureau international de l’UPU.
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Priorité sera donnée à une promotion interne.
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Les candidats pourraient être considérés pour des postes similaires (dans un délai n'excédant pas une année).
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L’UPU s’engage à encourager la diversité au sein de son personnel. Les candidats intéressés issus de minorités ou handicapés sont encouragés à postuler. Toutes les candidatures seront traitées de manière égale et dans le plus strict respect de la confidentialité.»
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Traitement annuel:
(net d'impôts)
84,962 CHF
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Les candidats seront contactés directement en cas de sélection pour un test écrit. Des tests et/ou des entretiens pourraient être utilisés comme moyen supplémentaire de présélection. |
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| Les conditions de service sont régies par le Statut et le Règlement du personnel du Bureau international de l'Union postale universelle.
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Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne.
Les candidatures doivent parvenir à l'UPU au plus tard à la date de clôture indiquée dans l'avis de vacance d'emploi.
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Les candidatures féminines ainsi que celles de ressortissants d'Etats Membres sont encouragées.
L'UPU favorise la diversité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. |
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| Pour plus de renseignements concernant le processus d'enregistrement en ligne, merci de bien vouloir consulter la page Internet de l'UPU à l'adresse suivant: https://upu.int/fr/Union-postale-universelle/Emplois |
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Sélection en cours |
Cette vacance est affichée seulement pour information. Elle n'est pas actuellement ouverte aux candidatures
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L'UPU est un espace non fumeur
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