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Numéro de l'avis de vacance: UPU/23/P4/FT-C/396
Titre: Chef du programme «Affaires générales, contrôle financier et gestion des projets»
Grade: P4
Type de contrat:: Contrat de durée déterminée (Core)
Durée: Trois ans
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Date de publication:
17 avril 2023
Date de clôture:
28 mai 2023
Sélection en cours
Unité administrative:
Direction du développement et de la coopération (DCDEV)
Lieu d'affectation:
Berne Suisse
Date prévue d'entrée en fonctions: Dès que possible
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Contexte organisationnel:
Avec ses 192 Pays-membres, l'Union postale universelle (UPU), une institution spécialisée des Nations Unies, est le principal forum de coopération des acteurs du secteur postal. L'UPU contribue à entretenir un véritable réseau postal universel offrant des produits et services modernes.
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Principales attributions :
Sous la supervision et les orientations du Directeur du développement et de la coopération, le titulaire du poste assume la responsabilité de l’ensemble des cadres de gouvernance et budgétaires, des projets de renforcement des capacités au niveau mondial, des achats en matière de biens et de services et de l’harmonisation de la gestion de projet au sein de la Direction du développement et de la coopération (DCDEV).
1 Contrôle financier et achat de biens et de services - Initier, examiner, proposer et surveiller la gestion financière des activités budgétaires de la DCDEV et conseiller le Directeur sur les décisions à prendre en la matière - Élaborer le processus de contrôle pour orienter la gestion des projets au niveau interrégional et pro-poser des mesures correctives - Analyser les sources de financement et les incidences financières des projets globaux et des mesures proposés et mis en œuvre par les programmes régionaux en référence aux objectifs prioritaires de la DCDEV - Coordonner et gérer les attributions de ressources financières disponibles - Assurer l’interface avec les acteurs financiers internes et externes (Programme des Nations Unies pour le développement et autres) - Contrôler les engagements financiers relatifs au budget de la coopération et orienter les programmes régionaux, si nécessaire - Consolider et formuler des propositions sur l’avancement des projets et l’utilisation des budgets des différents programmes et proposer des mesures correctives, si nécessaire - Approuver le plan d’achat annuel de la DCDEV pour les biens et services et superviser toutes les procédures d’achat - Représenter la DCDEV dans le cadre des équipes transversales du Bureau international pour la gestion des fonds affectés des donateurs et soumettre des propositions selon les besoins - Coordonner les promesses de contributions volontaires au fonds spécial de l’UPU et superviser la facturation aux pays donateurs Optimiser et superviser toutes les procédures d’achat pour acquérir le matériel nécessaire aux projets mis en œuvre par la DCDEV - Superviser les processus de contrôle interne pour orienter la gestion des projets au niveau interrégional, gérer les risques et proposer des mesures correctives - Mettre en place les exigences relatives aux finances et aux ressources humaines, les estimations de coûts et les propositions budgétaires pour la DCDEV
Gestion de projet - Élaborer des propositions de travail de la DCDEV et définir des livrables relatifs à l’assistance technique du Bureau international sur le terrain conformément à la stratégie postale mondiale de l’UPU - Assurer la coordination avec les équipes régionales pour finaliser des objectifs régionaux à intégrer dans le cadre du programme de travail de la DCDEV - Prendre part à la conception de plans de développement régional et conseiller les équipes régionales sur leur adaptation dans les contextes régionaux - Donner des conseils sur la définition des projets régionaux de la DCDEV pour assurer la bonne adéquation des activités sur le terrain avec les livrables des propositions de travail de la DCDEV de manière générale - Collaborer avec les autres Chefs de programme pour aider au développement des projets de la DCDEV - Aider les autres Chefs de programme et les experts du Bureau international en leur présentant l’approche en gestion de projet et les pratiques exemplaires de la DCDEV - Synthétiser les données financières des projets, y compris les budgets, les risques et l’allocation des ressources dans le cadre des projets, pour garantir la conformité avec les méthodologies de gestion de projet issues des contributions du programme régional - Synthétiser et présenter les rapports financiers des projets et la vue d’ensemble du budget au Directeur du développement et de la coopération - Prendre part aux rapports de performance de la DCDEV consolidés aux organes de l’UPU - Examiner les réponses des organes de l’UPU sur les programmes de travail et les rapports de performance de projet de la DCDEV - Superviser le développement des projets tout en assurant le bon respect de l’approche et de la méthodologie de gestion de projet de la DCDEV - Rédiger des politiques et procédures de bureau de gestion de projet - Superviser les programmes régionaux pour s’assurer qu’ils respectent les normes de l’UPU, les budgets, les étapes et les échéances - Mener l’automatisation des procédures de la DCDEV et des flux de travail internes dans SIGA pour garantir le bon enregistrement des procédures du cycle de vie des projets des programmes régionaux en matière de création - Réaliser la documentation sur la portée, le budget et les motifs du projet - Valider les mises à jour apportées au manuel de gestion de projet de la DCDEV pour optimiser les procédures internes et tenir compte des pratiques exemplaires, des tendances du secteur et de l’utilisation de la technologie numérique dans le cadre des procédures opérationnelles - Examiner les projets de propositions en matière de politique de gestion de projet
Développement des capacités - Superviser la conception, l’organisation et la coordination des activités de développement des capacités - Collaborer étroitement avec les programmes/unités/équipes de la DCDEV dans l’élaboration de plans de développement des capacités annuels pour assurer une allocation des ressources plus efficaces - Inventorier les besoins des Pays-membres en matière de renforcement des capacités et présenter les compétences/politiques/procédures/pratiques essentielles devant être développées conformément à la politique de la coopération au développement - Préparer la stratégie du programme de formation de la DCDEV en intégrant des plans pour le développement de TRAINPOST et des partenariats avec des centres techniques régionaux et des collèges postaux - Gérer l’outil de formation en ligne TRAINPOST - Conseiller et soutenir les programmes/unités/équipes en lien avec la définition de la portée des travaux pour la formation et la préparation des documents nécessaires pour sous-traiter les activités, le cas échéant - Conduire la sélection des fournisseurs et du personnel appropriés pour mener les activités de développement des capacités. Cette activité peut impliquer de travailler étroitement avec différentes unités du siège gérant différents viviers de talents S’assurer que les normes et pratiques exemplaires appropriées en matière de développement des capacités sont intégrées au plan de développement des capacités - Élaborer un plan de surveillance et d’évaluation pour surveiller et évaluer la réussite de chaque activité de développement des capacités, le cas échéant - Synthétiser des rapports de surveillance et d’évaluation relatifs aux activités de développement et intégrer les enseignements tirés pour une amélioration continue des activités ultérieures et de suivi - Travailler avec des programmes régionaux pour assurer la qualité, la réalisation en temps voulu et le bon rapport qualité/prix des activités de développement des capacités, en étroite coordination avec les fonds/programmes/projets applicables - Conseiller la Direction en matière de définition et de réduction des risques associés à l’organisation des activités de développement des capacités - Apporter des contributions conséquentes aux réseaux de connaissances et de praticiens en synthétisant les enseignements tirés et en diffusant les pratiques exemplaires dans leur domaine de travail
2 Gestion et direction du programme - Diriger et gérer le programme, promouvoir un esprit de curiosité professionnelle, anticiper les nouveaux défis, rechercher des solutions et évaluer leur efficacité, tout en faisant preuve d’un engagement en vue d’atteindre l’excellence - Lancer l’élaboration et la mise en œuvre du plan de travail du programme en établissant notamment les prévisions, les priorités et les besoins anticipés en termes de ressources humaines et financières - Atteindre les objectifs annuels et veiller à ce que le programme respecte le budget en renforçant son efficacité - Assurer la pertinence et la viabilité de l’ensemble des politiques, des processus, des procédures, des travaux et des systèmes en place - Diriger, motiver et orienter les membres de l’équipe. Établir leurs plans et objectifs de travail, leur donner un retour sur leurs travaux, souligner les résultats positifs et trouver des solutions aux activités moins performantes
3 Relations externes - Organiser et participer à des réunions internationales en représentant l’UPU - Établir et promouvoir des partenariats avec les agences des Nations Unies et des partenaires externes
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QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES |
Formation: Diplôme universitaire de deuxième cycle (Master ou équivalent) en économie, relations internationales, finances internationales, gestion de projet, gestion d’entreprise ou dans un domaine connexe, ou diplôme universitaire de premier cycle (licence ou équivalent) |
Expérience:
Avec un diplôme universitaire de deuxième cycle, au moins sept ans d’expérience (ou au moins neuf avec un diplôme universitaire de premier cycle) professionnelle en coopération au développement et en gestion de programme dans une organisation gouvernementale ou internationale |
Connaissances techniques:
1 Excellentes connaissances des aspects théoriques et pratiques de la coopération et du développement au niveau international 2 Excellentes connaissances en développement des capacités 3 Excellences connaissances en techniques financières, en évaluation des impacts et en contrôle de gestion 4 Excellentes connaissances des techniques de gestion de projet 5 Excellentes connaissances des règles et procédures ainsi que des mécanismes et systèmes de coopération des Nations Unies 6 Excellentes connaissances des règles et des procédures de travail du Bureau international 7 Très bonnes connaissances de la politique et de la stratégie de l’Union ainsi que de la coopération au développement 8 Bonnes connaissances des situations et des politiques économiques à l’échelle mondiale 9 Bonnes connaissances des concepts et stratégies de planification et des techniques de gestion de projet
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Autres compétences:
1 Aptitude à travailler dans un environnement international avec des collègues de culture, de religion et d'éducation différentes 2 Aptitude à développer une vision stratégique 3 Aptitude à promouvoir des partenariats au sein de l'organisation et au-dehors 4 Aptitude à promouvoir l'innovation 5 Excellentes capacités de jugement et de prise de décisions 6 Haut niveau de sensibilité politique, d'impartialité et d'intégrité 7 Excellentes compétences en matière de communication
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Compétences linguistiques:
Bonnes connaissances du français ou de l’anglais; la connaissance de l’autre langue est un atout
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Informations supplémentaires:
Le français est la langue officielle de l’UPU. L’anglais et le français sont les langues de travail du Bureau international de l’UPU. ______________________________________________________________________________ Priorité sera donnée à une promotion interne. _______________________________________________________________________________________________________ Les candidats pourraient être considérés pour des postes similaires (dans un délai n'excédant pas une année). _______________________________________________________________________________________________________ L’UPU s’engage à encourager la diversité au sein de son personnel. Les candidats intéressés issus de minorités ou handicapés sont encouragés à postuler. Toutes les candidatures seront traitées de manière égale et dans le plus strict respect de la confidentialité.» _______________________________________________________________________________________________________ Les candidats doivent veiller à ce que les coordonnées qu'ils communiquent permettent de les contacter à tout moment afin d'éviter qu'ils soient exclus du processus de sélection.
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Traitement annuel:
(net d'impôts)
81.6
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Ajustement de Poste:
77,326 USD % des montants mentionnés ci-dessus. Ce pourcentage n'a qu'une valeur indicative et peut varier, chaque mois, à la hausse ou à la baisse. |
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Les conditions de service sont régies par le Statut et le Règlement du personnel du Bureau international de l'Union postale universelle.
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Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Les candidatures doivent parvenir à l'UPU au plus tard à la date de clôture indiquée dans l'avis de vacance d'emploi.
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Les candidatures féminines ainsi que celles de ressortissants d'Etats Membres sont encouragées.
L'UPU favorise la diversité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. |
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Pour plus de renseignements concernant le processus d'enregistrement en ligne, merci de bien vouloir consulter la page Internet de l'UPU à l'adresse suivant: https://upu.int/fr/Union-postale-universelle/Emplois |
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Sélection en cours |
Cette vacance est affichée seulement pour information. Elle n'est pas actuellement ouverte aux candidatures
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L'UPU est un espace non fumeur
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