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Numéro de l'avis de vacance: UPU/22/P5/FT-C/386
Titre: coordonnateur de l'Unité «Fonds pour l'amélioration de la qualité de service» - Projet
Grade: P5
Type de contrat:: Contrat de durée déterminée (Non-Core)
Durée: Three years
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Date de publication:
22 novembre 2022
Date de clôture:
10 janvier 2023
Poste pourvu
Unité administrative:
Direction des opérations postales (DOP )
Lieu d'affectation:
Berne Suisse
Date prévue d'entrée en fonctions: 2023
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Contexte organisationnel:
Avec ses 192 Pays-membres, l'Union postale universelle (UPU), une institution spécialisée des Nations Unies, est le principal forum de coopération des acteurs du secteur postal. L'UPU contribue à entretenir un véritable réseau postal universel offrant des produits et services modernes.
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Principales attributions :
Sous la supervision générale du Directeur, le coordonnateur de l’Unité fournit au Directeur général, aux organes directeurs et au
Directeur des opérations postales des conseils techniques sur toutes les ques-tions concernant le Fonds pour l’amélioration de la
qualité de service (FAQS). Le titulaire du poste élabore et établit des stratégies à moyen et à long terme liées aux objectifs,
priorités et besoins de l’UPU et du Conseil du FAQS. Il conçoit, coordonne et met en oeuvre le programme de travail, gère ses
ressources, mène les activités opérationnelles, établit les priorités et supervise la formulation et la mise en oeuvre des projets du FAQS. Il élabore la proposition au Congrès concernant les futures dispositions du FAQS. Il représente l’organisation aux reunions interrégionales, régionales et mondiales. Par ailleurs, le titulaire agit en tant que secrétaire du Conseil du FAQS et, sur demande, en tant que secrétaire des groupes du Conseil d’administration (CA)/Conseil d’exploitation postale (CEP).
1. Fonction stratégique
- Concevoir, élaborer, formuler, mettre en oeuvre, suivre et évaluer les stratégies à moyen et à long terme liées aux objectifs, priorités et besoins de l’UPU et du Conseil du FAQS
- Mener des travaux de recherche relatifs aux activités du FAQS et concernant les futurs défis et opportunités quant à la classification et l’appartenance des pays à des régions/groupes géographiques, évaluer leurs incidences et présenter aux groupes du CA/CEP correspondants des propositions sur le développement future des dispositions du FAQS
- Coordonner les travaux sur l’élaboration de la stratégie à long terme, la planification des priorités et le budget de l’Unité FAQS,
comprenant le modèle du FAQS existant et le fonds commun, pour l’ensemble du cycle
- Superviser la mise en oeuvre du plan de travail de l’Unité FAQS, en particulier en ce qui concerne les livrables transversaux de
la Direction
- Évaluer l’efficacité de l’Unité FAQS de manière à en améliorer la performance
- Présenter des rapports annuels du fonds commun du FAQS à soumettre aux Conseils de l’UPU afin d’en évaluer la gouvernance et de coordonner les mesures correctives/d’amélioration ordonnées par les organes compétents. Le cas échéant,
mettre en évidence les problèmes de gouvernance concer-nant le FAQS, et proposer des solutions au(x) Conseil(s)
2. Conseil du Fonds pour l’amélioration de la qualité de service/Conseil d’exploitation postale/Conseil d’administration
- Agir en tant que secrétaire du Conseil du FAQS en fournissant des conseils techniques autorisés au Président et aux membres du Conseil du FAQS. Conseiller les organes de l’UPU dans les domaines relatifs au FAQS
- Établir les plans d’activités annuels, les priorités et le budget du FAQS pour approbation
- Mener et coordonner les réunions trimestrielles du Conseil du FAQS, y compris l’élaboration de l’ordre du jour et le choix des thèmes
- Superviser la préparation des rapports des réunions du Conseil du FAQS et s’assurer que les déci-sions sont dûment documentées. Mener la mise en oeuvre des décisions des décisions du Conseil du FAQS et du CEP
- Rédiger les documents techniques et les rapports à caractère hautement complexe et sensible pour les séances de l’UPU lors
du Congrès, du CA ou du CEP
- Superviser l’organisation de l’élection des membres, du Président et du Vice-Président du Conseil du FAQS
- Proposer et mettre en oeuvre des accords de collaboration sur des projets mondiaux/régionaux entre le FAQS et les Unions restreintes ou d’autres organisations associées au secteur postal
- Coordonner la mise en oeuvre des décisions du Congrès et des mandats assignés par ce dernier concernant la modification des règles du FAQS. Évaluer l’adéquation des Manuels du FAQS existants et proposer leur modification pour approbation par les organes de l’UPU
- Analyser et vérifier les déboursements de fonds du fonds commun et présenter des mises à jour des paiements des projets avec une analyse approfondie au Conseil du FAQS et aux réunions de ce dernier
- Participer et apporter une contribution aux réunions du Comité des finances et de placement du FAQS, avec une analyse des
liquidités nécessaires pour l’affectation budgétaire semestrielle et annuelle des projets
3. Audit du Fonds pour l’amélioration de la qualité de service
- Fournir l’appui aux auditeurs externes, avec l’élaboration d’un plan d’audit, et gérer l’exercice d’audit en mettant à disposition des dossiers, des documents et des dossiers de vérification
- Superviser la préparation des réponses à l’audit
- Mener la mise en oeuvre des plans d’action recommandés découlant des rapports d’audit
4. Information et publications (Guide pratique/Règlement intérieur du Fonds pour l’amélioration de la qualité de service) Superviser le travail de production du rapport annuel du FAQS et du rapport du FAQS au Congrès, tout en actualisant les informations concernant le FAQS pour tous les types de medias
5. Relations internes
- Rechercher des synergies avec d’autres programmes de la Direction (chaîne logistique, qualité de service, services physiques)
- Bâtir et renforcer des partenariats avec d’autres Directions (Direction du développement et de la coopération, Direction des politiques, de la régulation et des marchés, Direction des finances) autour des questions relevant de sa responsabilité
6. Relations extérieures
- Maintenir des contacts de haut niveau avec les opérateurs désignés concernant le respect des règles du FAQS
- Bâtir et renforcer des partenariats avec des Unions restreintes autour des questions relevant de la responsabilité du titulaire du poste
7. Gestion de l’Unité
Gestion de l’Unité
- Diriger et gérer l’Unité en assurant la coordination et la supervision du travail, en favorisant un esprit de curiosité
professionnelle, en anticipant les nouveaux défis, en cherchant des solutions et en éva-luant leur efficacité, dans un souci de perfection
- Lancer l’élaboration et la mise en oeuvre du plan de travail de l’Unité en établissant notamment les prévisions, les priorités et les
besoins anticipés en termes de ressources humaines et financières
- Atteindre les objectifs annuels fixés en matière de service et veiller à ce que l’Unité respecte le budget en réalisant des gains
d’efficacité
- Veiller à la pertinence et à la rentabilité de l’ensemble des politiques, processus, procédures, tâches et systèmes en place et à
la tenue à jour des principaux chiffres et statistiques
- Examiner et approuver les nouvelles propositions de projet et les listes de contrôle pour présentation au Conseil du FAQS ainsi
que l’évaluation de projets complets
- Approuver les analyses des appels d’offres et autoriser les paiements pour les projets
Ressources humaines
Diriger, motiver et guider ses collaborateurs. Établir leurs plans de travail et leurs objectifs en termes de résultats, donner des retours réguliers sur le travail accompli, mettre en valeur les résultats positifs et résoudre les problèmes liés aux résultats insatisfaisants
Ressources financières
- Diriger et superviser l’élaboration, l’exécution et la gestion du budget ainsi que l’établissement des états financiers pour l’Unité
- Prendre des mesures visant à contrôler l’utilisation des ressources
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QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES |
Formation:
Diplôme universitaire de deuxième cycle (Master ou équivalent) en économie, gestion financière, comptabilité, relations internationales, gestion d’entreprise ou dans un domaine connexe, ou diplôme universi¬taire de premier cycle (licence ou équivalent) dans les domaines susmentionnés |
Expérience:
Avec un diplôme universitaire de deuxième cycle, au moins dix ans d’expérience professionnelle dans les domaines de
développement international, de coopération et/ou gestion de projet, dont au moins cinq ans d’expérience auprès d’un opérateur désigné, d’une agence des Nations Unies ou d’une organisation gouvernementale
Ou
Avec un diplôme universitaire de premier cycle, au moins douze ans d’expérience professionnelle dans les conditions et
domaines susmentionnés |
Connaissances techniques:
1. Très bonne connaissance de la formulation de plans stratégiques
2. Compétences en gestion de projets mondiaux et transversaux
3. Connaissance des finances, de l’évaluation d’impact, de la comptabilité et du contrôle de gestion
4. Très bonne connaissance des opérations postales, dans des domaines tels que la qualité de service, la gestion de la chaîne
logistique, la sécurité et la sûreté, la normalisation et la certification et les douanes
5. Compétences en matière de présentation d’exposés professionnels
6. Bonne connaissance des organes de l’UPU tels que le Congrès et le CEP
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Autres compétences:
1. Aptitude à travailler dans un environnement international avec des collègues de culture, de religion et d'éducation différentes
2. Compétences en analyse et résolution des problèmes
3. Excellentes compétences en matière de communication
4. Sens du résultat
5. Compétences élevées en matière de représentation
6. Sens aigu de la sensibilité politique
7. Aptitude à travailler sous pression avec des changements constants de priorités
8. Capacité à animer et à motiver une équipe
9. Sens de l'éthique
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Compétences linguistiques:
Maîtrise du français ou de l’anglais.
La connaissance d’autres langues serait un avantage
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Informations supplémentaires:
Il s'agit d'un poste non cadre, soumis à l'intégralité des «Règles régissant l'emploi des personnels non cadres».
Le candidat retenu sera affilié à la Caisse de prévoyance de l'UPU et bénéficiera, ainsi que les personnes à sa charge, d'une assurance-maladie et accidents.
Il s'agit d'un contrat de trois ans renouvelable si les services fournis sont toujours désirés, si les fonds sont disponibles et/ou si le fonctionnaire donne pleine satisfaction. Toutefois, la nomination à ce poste n'entraîne aucune extension ou prolongation ou conversion automatique quelle qu'elle soit du contrat.
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Le français est la langue officielle de l’UPU. L’anglais et le français sont les langues de travail du Bureau international de l’UPU.
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Priorité sera donnée à une promotion interne.
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Les candidats pourraient être considérés pour des postes similaires (dans un délai n'excédant pas une année).
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Les candidats doivent veiller à ce que les coordonnées qu'ils communiquent permettent de les contacter à tout moment afin d'éviter qu'ils soient exclus du processus de sélection.
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Traitement annuel:
(net d'impôts)
90,664 USD
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Ajustement de Poste:
75.6 % des montants mentionnés ci-dessus. Ce pourcentage n'a qu'une valeur indicative et peut varier, chaque mois, à la hausse ou à la baisse. |
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| Les conditions de service sont régies par le Statut et le Règlement du personnel du Bureau international de l'Union postale universelle.
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Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne.
Les candidatures doivent parvenir à l'UPU au plus tard à la date de clôture indiquée dans l'avis de vacance d'emploi.
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Les candidatures féminines ainsi que celles de ressortissants d'Etats Membres sont encouragées.
L'UPU favorise la diversité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. |
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| Pour plus de renseignements concernant le processus d'enregistrement en ligne, merci de bien vouloir consulter la page Internet de l'UPU à l'adresse suivant: https://upu.int/fr/Union-postale-universelle/Emplois |
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Poste pourvu |
Cette vacance est affichée seulement pour information. Elle n'est pas actuellement ouverte aux candidatures
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L'UPU est un espace non fumeur
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