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Numéro de l'avis de vacance: UPU/22/D2/FT-C/363
Titre: Directeur de l'administration et du Cabinet
Grade: D2
Type de contrat:: Contrat de durée déterminée (Core)
Durée: Trois ans
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Date de publication:
13 juillet 2022
Date de clôture:
24 août 2022
Poste pourvu
Unité administrative:
Direction de l'administration et du cabinet (DACAB)
Lieu d'affectation:
Berne Suisse
Date prévue d'entrée en fonctions: Janvier 2023
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Contexte organisationnel:
Avec ses 192 Pays-membres, l'Union postale universelle (UPU), une institution spécialisée des Nations Unies, est le principal forum de coopération des acteurs du secteur postal. L'UPU contribue à entretenir un véritable réseau postal universel offrant des produits et services modernes.
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Principales attributions :
Le Directeur de l’administration et du Cabinet de la Direction générale du Bureau international de l’UPU (Directeur général et Vice-Directeur général) est responsable de la coordination des objectifs stratégiques entre toutes les Directions du Bureau international et avec les acteurs extérieurs, y compris le système commun des Nations Unies. En outre, il coordonne les engagements officiels externes et internes de la Direction générale en fournissant des conseils et en assurant le suivi.
Sous l’autorité de la Direction générale, le titulaire assiste le Directeur général dans la gestion du Bureau international en supervisant directement le travail des trois Directions d’appui (Directions des finances, Direction des ressources humaines et Direction de la logistique) et en assurant la coordination avec les autres Directions.
Le titulaire fournit également des avis et des conseils politiques, techniques et stratégiques autorisés dans les domaines concernant le Cabinet, la gouvernance, le contrôle interne, les partenariats et la communication ainsi que le protocole et la gestion des manifestations institutionnelles.
Le titulaire assume la responsabilité générale des activités du Cabinet ainsi que des questions de budget et de ressources humaines.
1. Gestion du Cabinet
- Diriger et coordonner l’ensemble des programmes et activités du Cabinet de la Direction générale et veiller au respect de la qualité et des délais dans la réalisation des objectifs.
- Coordonner et contrôler, pour le compte de la Direction générale, le travail des différentes Directions pour assurer une planification stratégique, une mise en œuvre, un suivi et une évaluation harmonisés des activités.
- Bâtir et développer les relations avec tous les acteurs internes et externes pour faciliter la mise en œuvre des objectifs de l’UPU.
- Superviser la préparation et l’organisation des missions officielles et des activités publiques du Directeur général et du Vice-Directeur général ainsi que des visites de personnalités de haut rang au Bureau international.
- Gérer la dimension politique des questions concernant le Conseil d’administration (CA), son Comité de gestion, le Comité de coordination, le Conseil d’exploitation postale (CEP) et le Congrès.
- Diriger et coordonner la préparation et l’organisation du CA, du CEP, du Congrès et des commissions traitant de questions politiques et hautement sensibles, à l’exclusion des domaines opérationnels et techniques.
- Anticiper les problèmes de nature stratégique ou politique ou hautement sensibles qui pourraient se poser avant, durant et après des réunions, des sessions et des conférences de haut niveau et analyser ces questions et fournir des avis autorisés à la Direction générale et aux Présidents compétents, en cas de besoin, quant aux solutions recommandées.
- Assurer la liaison avec les Présidents des Conseils sur tous les aspects politiques.
- Coordonner la liaison avec les représentants des Pays-membres de l’Union.
- Superviser la contribution de l’UPU aux activités des Nations Unies, coordonner la préparation de la participation du Directeur général aux réunions du Conseil des chefs de secrétariat des organismes des Nations Unies (CCS) et autres réunions de haut niveau des institutions spécialisées des Nations Unies.
2. Administration des Directions d’appui (DFI, DRH, DL)
- Superviser la Direction des finances et la Direction des ressources humaines de l'UPU et fournir des orientations aux Directeurs responsables.
- Fournir un encadrement et des orientations en vue de garantir la transparence et la responsabilité de l'organisation dans la gestion des ressources financières et humaines.
- Veiller à ce que les politiques de l’UPU en matière de finances et de ressources humaines soient respectées et mises à jour et à ce que de nouvelles politiques soient publiées en cas de besoin.
- Veiller à ce que les principaux projets de l’UPU dans le domaine de la logistique soient bien planifiés et exécutés de manière satisfaisante.
- Diriger et superviser la coordination interne entre les autres Directions du Bureau international et les Directions d’appui (DFI, DRH, DL).
- Entretenir et actualiser les relations avec les Pays-membres et les organes de l’UPU dans les domai-nes relevant des Directions d’appui.
- Représenter l’UPU aux forums sur la gouvernance et aux réunions et conférences interinstitutions.
3. Cabinet, gouvernance contrôle interne
- Établir la vision pour l’évaluation au sein de l’UPU en fixant et en contrôlant les normes de performance aux fins d’évaluation.
- Superviser la coordination de la gestion des divers systèmes de contrôle interne.
- Superviser la coordination de la mise en œuvre et du suivi des recommandations de l’audit interne, de l’audit externe et du Corps commun d’inspection.
- Superviser la coordination des activités en matière de déontologie.
- Superviser la mise en œuvre de la politique générale en ce qui concerne le système des Nations Unies.
- Diriger l’interprétation et l’application des décisions et des politiques des Nations Unies au sein de l’UPU; promouvoir et coordonner des initiatives communes avec d’autres organisations du système des Nations Unies.
4. Partenariats et communication
- Superviser et diriger la conception, la mise en œuvre et le suivi de la stratégie en matière de partenariats et de mobilisation des ressources et les activités connexes, y compris les relations avec les donateurs et l’engagement des parties prenantes.
- Superviser l’appui du Secrétariat au Comité consultatif ainsi que les contributions de fond à ses différents domaines de travail et conseiller la Direction générale sur le développement des relations avec le secteur privé et les acteurs du secteur postal élargi.
- Superviser et diriger la conceptualisation, la mise au point, l’application, le suivi et l’évaluation de la stratégie de communication de l’UPU ainsi que les programmes et activités couvrant les médias traditionnels, les médias sociaux et le Web.
- Fournir des conseils techniques et politiques autorisés sur des questions hautement complexes concernant l’information et la communication publiques.
- Agir en qualité de porte-parole principal pour la Direction, selon les besoins.
- Fournir des avis autorisés au Directeur général sur la communication interne.
- Superviser et coordonner la préparation des discours, des déclarations, des documents de prise de position et de notes d’information pour le Directeur général.
- Rédiger, dans des cas exceptionnels, des discours lorsqu’il s’agit de traiter de questions hautement sensibles ou politiques.
5. Protocole et gestion des manifestations institutionnelles
- Diriger et coordonner la préparation et l’organisation de manifestations institutionnelles majeures au plus haut niveau.
- Coordonner les tâches concernant le protocole, la liaison et la représentation du Bureau international lors de cérémonies officielles et de manifestations de haut niveau.
- Coordonner les contacts avec le gouvernement hôte du Congrès, le corps diplomatique et les V.I.P.
- Superviser l’organisation des réceptions pour le corps diplomatique données par le Directeur général; par exemple lors de la Journée mondiale de la poste.
6. Gestion des ressources
Gestion de la Direction de l’administration et du Cabinet
- Diriger et gérer la Direction en assurant la coordination et la supervision des programmes de travail, en favorisant un esprit de curiosité professionnelle, en anticipant les nouveaux défis, en cherchant des solutions et en évaluant leur efficacité ainsi qu’en faisant preuve d’un souci de perfection dans les relations avec la Direction générale, les Pays-membres et les autres acteurs.
- Faire des recommandations sur la structure organisationnelle appropriée au sein de la Direction en affectant les ressources humaines et financières en fonction des priorités et de la charge de travail.
- Lancer l’élaboration et la mise en œuvre du plan de travail de la Direction en établissant notamment les prévisions, les priorités et les besoins anticipés en termes de ressources humaines et financières.
- Atteindre les objectifs annuels fixés en matière de service et veiller à ce que les activités de la Direction respectent le budget, tout en réalisant des gains d’efficacité.
- Veiller à la pertinence et à la rentabilité de l’ensemble des politiques, processus, procédures, tâches et systèmes en place.
- Mettre en place une culture de perfectionnement permanent au sein de la Direction.
Ressources humaines
- Diriger, motiver et orienter une équipe multidisciplinaire et multiculturelle. Établir les plans de travail et les objectifs en termes de résultats, donner des retours réguliers sur le travail accompli, mettre en valeur les résultats positifs et résoudre les problèmes liés aux résultats insatisfaisants.
- Promouvoir l’intégration et le travail d’équipe.
Ressources financières
- Diriger et superviser l’élaboration, l’exécution et la gestion du budget et l’établissement des rapports budgétaires.
- Établir des systèmes de gestion de l’information pour contrôler l’utilisation des ressources ainsi que la performance et la fiabilité y relatives.
7. Relations extérieures
Représenter l’UPU aux réunions internationales, régionales et nationales dans les domaines relevant de sa responsabilité.
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QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES |
Formation:
Diplôme universitaire de deuxième cycle (Master ou équivalent) en gestion, en business, en administra-tion publique, en relations internationales, en sciences politiques, en économie ou équivalent |
Expérience:
Plus de quinze ans d'expérience professionnelle dans un ou plusieurs des domaines couverts par le poste, dont au moins cinq ans à un niveau supérieur dans une fonction d’appui à la Direction générale dans un contexte international. Une expérience dans le secteur postal serait un atout |
Connaissances techniques:
1. Connaissance des domaines couverts par le poste
2. Maîtrise des techniques de formulation de politiques et de stratégies
3. Connaissance:
- des missions, buts et objectifs de l’Union postale universelle ainsi que de sa structure et de ses organes
- du Bureau international (structure, programmes et projets)
- du système des Nations Unies (structure, mission, valeurs, politiques et décisions)
4. Connaissance des relations politiques et diplomatiques ainsi que des relations entre les Pays-membres
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Autres compétences:
1. Aptitude à travailler dans un environnement international avec des collègues de culture, de religion et d'éducation différentes
2. Compétences avérées en matière de gestion et de communication à haut niveau, de gestion des personnes et de travail d'équipe
3. Capacité de nouer et d'entretenir des relations avec des représentants de haut rang des Pays-membres et des organisations internationales
4. Haut niveau de sensibilité politique, intégrité professionnelle et impartialité
5. Compétences élevées en matière de représentation
6. Aptitude à susciter le changement et à obtenir des améliorations
7. Excellentes capacités de jugement et de prise de décisions
8. Aptitude à élaborer et à diffuser des messages complexes et de haut niveau
9. Maîtrise des techniques de négociation stratégique
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Compétences linguistiques:
Maîtrise de l’anglais ou du français et aptitude à communiquer et à écrire dans l’autre langue.
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Informations supplémentaires:
Le français est la langue officielle de l’UPU. L’anglais et le français sont les langues de travail du Bureau international de l’UPU.
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Les candidats pourraient être considérés pour des postes similaires (dans un délai n'excédant pas une année).
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L’UPU s’engage à encourager la diversité au sein de son personnel. Les candidats intéressés issus de minorités ou handicapés sont encouragés à postuler. Toutes les candidatures seront traitées de manière égale et dans le plus strict respect de la confidentialité.»
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Les candidats doivent veiller à ce que les coordonnées qu'ils communiquent permettent de les contacter à tout moment afin d'éviter qu'ils soient exclus du processus de sélection.
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Les candidats doivent veiller à ce que les coordonnées qu'ils communiquent permettent de les contacter à tout moment afin d'éviter qu'ils soient exclus du processus de sélection.
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Traitement annuel:
(net d'impôts)
114,666 USD
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Ajustement de Poste:
71.4 % des montants mentionnés ci-dessus. Ce pourcentage n'a qu'une valeur indicative et peut varier, chaque mois, à la hausse ou à la baisse. |
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| Les conditions de service sont régies par le Statut et le Règlement du personnel du Bureau international de l'Union postale universelle.
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Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne.
Les candidatures doivent parvenir à l'UPU au plus tard à la date de clôture indiquée dans l'avis de vacance d'emploi.
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Les candidatures féminines ainsi que celles de ressortissants d'Etats Membres sont encouragées.
L'UPU favorise la diversité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. |
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| Pour plus de renseignements concernant le processus d'enregistrement en ligne, merci de bien vouloir consulter la page Internet de l'UPU à l'adresse suivant: https://upu.int/fr/Union-postale-universelle/Emplois |
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Cette vacance est affichée seulement pour information. Elle n'est pas actuellement ouverte aux candidatures
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L'UPU est un espace non fumeur
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