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Numéro de l'avis de vacance: UPU/22/P4/FT-C/347
Titre: Chef du programme «Services généraux et de conférences»
Grade: P4
Type de contrat:: Contrat de durée déterminée (Core)
Durée: Trois ans
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Date de publication:
13 janvier 2022
Date de clôture:
23 février 2022
Poste pourvu
Unité administrative:
Direction de la logistique (DL)
Services généraux et de conférences
Lieu d'affectation:
Berne Suisse
Date prévue d'entrée en fonctions: 1er avril 2022
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Contexte organisationnel:
Avec ses 192 Pays-membres, l'Union postale universelle (UPU), une institution spécialisée des Nations Unies, est le principal forum de coopération des acteurs du secteur postal. L'UPU contribue à entretenir un véritable réseau postal universel offrant des produits et services modernes.
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Principales attributions :
- Faire des propositions d’orientation générale au Directeur de la logistique et à la Direction générale concernant la gestion du service «Immobilier» et l’organisation logistique des réunions des organes de l’Union (service de conférences)
- Prendre en charge la gestion opérationnelle du programme (budget, achats, plans d’action et de gestion de projets pour le service «Immobilier» et les autres services logistiques, les conférences, supervision des équipes)
- Assurer le contact avec les autorités suisses (Fedpol, pompiers, etc.), cantonales (Gebäudeversicherung Bern – GVB) et communales
1. Orientation générale du programme
- Soumettre après études comparatives des propositions d’orientation générale et des plans d’action définissant notamment les objectifs, le calendrier, les méthodologies de travail et les moyens à mettre en œuvre pour l’ensemble du programme.
2. Gestion opérationnelle
2.1 Budget
- Analyser les implications financières des actions proposées, préparer et justifier les demandes budgétaires prévisionnelles
- Concevoir un système de controlling de gestion du bâtiment
- Suivre l’utilisation du budget en lien avec les projets et contrôler la gestion des grands projets de rénovation du bâtiment
- Prendre en charge les actions correctrices en cas de besoin
2.2 Achats (matériels ou prestataires de services)
- Assurer de la veille au niveau des fournisseurs et des matériels disponibles sur le marché
- Établir et/ou valider, selon les règles internes, les appels d’offres et procéder à des sélections
- Valider et superviser selon les règles internes les décisions d’achats liées aux plans d’action ou aux projets du programme
- Gérer les contrats et relations avec certains prestataires de services (v. chiffre 2.3.3)
- Veiller à l’application des règles de gestion financières en matière d’achats en tant que membre du Comité d’adjudications et d’achats
2.3 Service «Immobilier»
2.3.1 Travaux neufs et maintenance
- Travaux neufs: assurer la représentation technique de l’UPU dans le cadre des travaux sur le bâtiment, selon les normes d’ingénieurs SIA, assurer les relations avec les maîtres d’ouvrages et les différents corps de métier, gérer les risques et contrôler les coûts
- Fixer les priorités, établir les plans de travail, répartir les tâches en matière de travaux neufs, de maintenance du parc mobilier et immobilier du Bureau international (nettoyage du bâtiment, entretien du jardin, assurances, outils de travail, meubles et dons matériels, voitures de service, installations de chauffage et de climatisation, équipements d’interprétation simultanée et autres équipements, etc.) et de sécurité
2.3.2 Gestion des locataires
- Entretenir les relations avec les locataires externes existants (Confédération suisse, ONG, acteurs locaux, etc.) de l’immeuble (établir les décomptes des charges et rechercher, le cas échéant, de nouveaux locataires en cas de résiliation de bail, etc.)
- Poursuivre la recherche de clients pour l’utilisation de l’immeuble
2.3.3 Autres services logistiques internes
Superviser les activités:
- du service de la réception du Bureau international (standard téléphonique et maintenance du central des télécommunications du Bureau international, accueil)
- de l’imprimerie (proposition de solutions permettant d’améliorer la chaîne de production des documents)
- de la bibliothèque/du centre de documentation
- liées à la surveillance du bâtiment, au contrôle d’accès et au contrôle des installations vidéo
2.3.4 Autres services logistiques externalisés
Superviser et agir en qualité de point de contact pour:
- les services d’expédition, des archives, de l’inventaire et avec le prestataire externe (préconiser des modifications aux processus existants en vue d’améliorer la qualité des services rendus)
- le service de restauration (proposer des améliorations nécessaires au prestataire externe)
2.4 Service de conférences
- Coordonner, organiser et planifier la logistique des sessions du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale et les autres réunions de l’Union dans le bâtiment ou en externe
- Assumer les actions de marketing des salles, la responsabilité des offres de location et de réservations à des clients externes et l’organisation des visites guidées
- Entretenir les relations avec le pays hôte pour l’organisation des Congrès (tous les quatre ans) pour les aspects logistiques et le montage des services d’interprétation
2.5 Animation d’équipes
- Diriger, motiver et superviser ses équipes (fixer les objectifs, contrôler les travaux, évaluer la performance et veiller au développement des compétences)
2.6 Sécurité et contact avec les autorités suisses
- S’assurer de l’adéquation des procédures de sécurité de l’UPU avec celles du canton de Berne et de la Confédération suisse
- S’assurer que les employés, les visiteurs et les contractuels sur le site respectent les règles de sécurité, notamment les procédures d’accès et de contrôles
- Assurer le contact avec les autorités suisses (Fedpol, pompiers, etc.), cantonales (GVB) et com-munales en matière de sécurité, de protection contre le feu, d’assurance, etc.
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QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES |
Formation:
Diplôme universitaire de niveau Bachelor ou Master ou ingénierie en «Facility Management», ou en construction et entretien de bâtiment ou équivalent. |
Expérience:
Avec un Bachelor ou équivalent: neuf ans d’expérience au minimum; avec un Master, diplôme d’ingénieur ou équivalent: sept années d’expérience au minimum dans les principaux domaines couverts par le poste |
Connaissances techniques:
1. Connaissances dans le «Facility Management»
2. Maîtrise de la gestion de projets en matière de gestion et maintenance de bâtiment
3. Maîtrise des normes suisses d’ingénieurs SIA
4. Connaissances en techniques de stratégie et gestion opérationnelle des achats
5. Connaissance du marché local de fournisseurs en matériel mobilier/immobilier et en prestation de services
6. Connaissance de produits techniques en lien avec les activités du programme
7. Connaissance en matière d’organisation de service d’interprétariat et d’organisation logistique de conférences.
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Autres compétences:
1. Orientation clients et un sens de la communication permettant de comprendre et répondre aux besoins des clients et partenaires internes et externes
2. Capacité à gérer des équipes et des services et travaux de prestataires internes et externes
3. Conscience des coûts et capacité à négocier des contrats
4. Gestion des priorités et résistance au stress
5. Capacité d'adaptation
6. Sens de l'éthique développé
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Compétences linguistiques:
Courant en Français, anglais et allemand
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Informations supplémentaires:
Le français est la langue officielle de l’UPU. L’anglais et le français sont les langues de travail du Bureau international de l’UPU.
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Priorité sera donnée à une promotion interne.
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Les candidats pourraient être considérés pour des postes similaires (dans un délai n'excédant pas une année).
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L’UPU s’engage à encourager la diversité au sein de son personnel. Les candidats intéressés issus de minorités ou handicapés sont encouragés à postuler. Toutes les candidatures seront traitées de manière égale et dans le plus strict respect de la confidentialité.»
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Les candidats doivent veiller à ce que les coordonnées qu'ils communiquent permettent de les contacter à tout moment afin d'éviter qu'ils soient exclus du processus de sélection. _______________________________________________________________________________________________________
Les candidats doivent veiller à ce que les coordonnées qu'ils communiquent permettent de les contacter à tout moment afin
d'éviter qu'ils soient exclus du processus de sélection.
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Traitement annuel:
(net d'impôts)
75,602 USD
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Ajustement de Poste:
82.5 % des montants mentionnés ci-dessus. Ce pourcentage n'a qu'une valeur indicative et peut varier, chaque mois, à la hausse ou à la baisse. |
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Les candidats seront contactés directement en cas de sélection pour un test écrit. Des tests et/ou des entretiens pourraient être utilisés comme moyen supplémentaire de présélection. |
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| Les conditions de service sont régies par le Statut et le Règlement du personnel du Bureau international de l'Union postale universelle.
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Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne.
Les candidatures doivent parvenir à l'UPU au plus tard à la date de clôture indiquée dans l'avis de vacance d'emploi.
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Les candidatures féminines ainsi que celles de ressortissants d'Etats Membres sont encouragées.
L'UPU favorise la diversité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. |
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| Pour plus de renseignements concernant le processus d'enregistrement en ligne, merci de bien vouloir consulter la page Internet de l'UPU à l'adresse suivant: https://upu.int/fr/Union-postale-universelle/Emplois |
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Poste pourvu |
Cette vacance est affichée seulement pour information. Elle n'est pas actuellement ouverte aux candidatures
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