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   ASSISTANT(E) (UPU/21/G5/FT-C/337)

23 October 2021
 
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Numéro de l'avis de vacance: UPU/21/G5/FT-C/337
 
Titre: Assistant(e)
 
Grade: G5
 
Type de contrat: Contrat de durée déterminée (Core)
 
Durée:  Trois ans
 
Date de publication: 9 septembre 2021
 
Date de clôture: 24 septembre 2021 Clôture de dépôts des candidatures / Candidatures en cours d'examen
 
Unité administrative: Direction du développement et de la coopération (DCDEV)
Programme « Amérique Latine Caraïbes et Méthodes de Coopération »
 
Lieu d'affectation:  Berne Suisse
 
Date prévue d'entrée en fonctions:  dès que possible
 
Contexte organisationnel:
Il s'agit d'un poste vacant dans la catégorie des services généraux auquel s'appliquent les procédures de recrutement local, conformément au Statut du personnel du Bureau international de l'Union postale universelle. A cet égard, les postes vacants de la catégorie des services généraux sont pourvus par des candidats résidant aussi près que possible du siège de l'Union. Si cela n’est pas possible, le recrutement prendra en considération ses incidences financières. Les candidats prennent eux seuls en charge tous les frais de déplacement ou autres dépenses encourus pour participer au processus de recrutement ou, une fois sélectionnés, pour leur entrée en service. Le personnel des services généraux n'a pas droit aux indemnités et aux prestations applicables uniquement au recrutement international.

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Avec ses 192 pays membres, l'Union postale universelle (UPU), une agence spécialisée des Nations Unies, est le principal forum de coopération entre les acteurs du secteur postal. Il contribue à assurer un véritable réseau universel de produits de pointe et de services.
Principales attributions :
Assister le Coordonnateur (CO) et l’équipe du programme dans leurs fonctions liées à la formulation, la mise en oeuvre et le suivi de projets de coopération technique dans les régions dont ils sont responsables; assister le(s) coordonnateur(s) locaux pour la gestion de leurs dossiers et la mise à disposition d’informations. Assurer des tâches de secrétariat classique.

1.
1.1. Assistanat administratif pour la mise en oeuvre des projets de coopération
-Assister le CP dans l’exécution des tâches relatives aux projets, notamment :
•Elaboration des documents de projets
•Elaboration des rapports sur les états financiers des projets et leur exécution
•Collaboration aux révisions des différents documents de projets et financiers
•Utilisation d’un système de gestion interne pour la gestion des projets
-Pour les missions confiées à des consultants externes/internes:
•Préparer les dossiers de recrutement
•Accomplir les tâches administratives et financières et notamment: estimation des coûts,
formalités de séjour et de voyage et établissement des décomptes de fin de mission, etc.
•Formater et distribuer les rapports de mission
–Accomplir les tâches administratives et financières relatives à l’octroi de bourses individuelles et/ou collectives, notamment: suivi
des coûts, démarches auprès du PNUD et suivi de facturation, etc.
-Préparer les demandes d’achats de matériel
1.2. Assistanat classique
-Formater et gérer le flux de correspondances; rédiger certains courriers, s’assurer de leur conformité aux prescriptions internes,
aux guides de rédaction et de présentation/préparation des documents, aux modèles en vigueur.
-Organiser la logistique de réunions (invitations, documentation, réservations de salles, etc.).
-Gérer et tenir à jour diverses bases de données (projets, informations budgétaires, données statistiques avec les autres directions, contacts, etc.).
-Traduire à la demande et à titre exceptionnel des textes pour usage interne.
-Demander des traductions idoines si nécessaire, coordonner des travaux avec les services de la logistique (production, expédition, etc.).
-Rechercher, préparer et tenir à jour la documentation du programme.
-Gérer et tenir à jour les informations contenues dans les fiches pays.
-Assurer le classement physique et électronique de dossiers et en gérer l’archivage.
Apporter son soutien aux autres programmes de la DCDEV.

2. Assistanat aux Coordonnateurs régionaux de la région concernée
-Gérer sur le plan administratif les dossiers relatifs à leurs missions et à leurs visites au BI
-Coordonner la logistique des missions
QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES
Formation:
Formation secondaire d’employé(e) de commerce ou équivalente (type CFC ou équivalent)
Expérience:
Au minimum quatre années d’expérience dans le domaine de l’assistanat. Une expérience dans un environnement international et/ou de l’assistanat en gestion de projets est un atout
Connaissances techniques:
1. Maîtrise des techniques de présentation et mise en forme de documents
2. Maîtrise des outils bureautiques courants
3. Bonne connaissance des outils et procédures de gestion de projets
4. Bonne connaissance des procédures de gestion financière des projets et de reporting
Autres compétences:
1. Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe
2. Sens de l'organisation et de la gestion des priorités
3. Adaptabilité et flexibilité
4. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel - Sens de l'éthique
5. Faire preuve de courtoisie et tact
6. Sens de la communication
7. Sens du résultat et conscience des coûts
Compétences linguistiques:
Espagnol - langue maternelle

Maîtrise du français ou de l'anglais. La connaissance pratique de l'autre langue est un atout
Informations supplémentaires:
Le français est la langue officielle de l’UPU. L’anglais et le français sont les langues de travail du Bureau international de l’UPU.
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Priorité sera donnée à une promotion interne.
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L’UPU s’engage à encourager la diversité au sein de son personnel. Les candidats intéressés issus de minorités ou handicapés sont encouragés à postuler. Toutes les candidatures seront traitées de manière égale et dans le plus strict respect de la confidentialité.»
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Les candidats pourraient être considérés pour des postes similaires (dans un délai n'excédant pas une année).
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Les candidats doivent veiller à ce que les coordonnées qu'ils communiquent permettent de les contacter à tout moment afin d'éviter qu'ils soient exclus du processus de sélection.
Traitement annuel: (net d'impôts)
75,234 CHF

Les conditions de service sont régies par le Statut et le Règlement du personnel du Bureau international de l'Union postale univer-selle.

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne.
Les candidatures doivent parvenir à l'UPU au plus tard à la date de clôture indiquée dans l'avis de vacance d'emploi.

Les candidatures de personnes employées par une entité postale pour un poste P ou un poste de direction (D) doivent obligatoirement être recommandées et soumises par l'autorité postale compétente.
Les candidatures ne répondant pas à ce critère pourraient ne pas être prises en considération.


Les candidatures féminines ainsi que celles de ressortissants d'Etats Membres sont encouragées.

L'UPU favorise la diversité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Pour plus de renseignements concernant le processus d'enregistrement en ligne, merci de bien vouloir consulter la page Internet de l'UPU à l'adresse suivant: https://upu.int/fr/Union-postale-universelle/Emplois
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Clôture de dépôts des candidatures / Candidatures en cours d'examen

Cette vacance est affichée seulement pour information. Elle n'est pas actuellement ouverte aux candidatures
 
 
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