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Numéro de l'avis de vacance: UPU/21/G5/FT-C/335
Titre: Assistant régional et Coopération Sud-Sud
Grade: G5
Type de contrat:: Contrat de durée déterminée (Core)
Durée: trois ans
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Date de publication:
12 août 2021
Date de clôture:
23 septembre 2021
Poste pourvu
Unité administrative:
Direction du développement et de la coopération (DCDEV)
Lieu d'affectation:
Berne Suisse
Date prévue d'entrée en fonctions: novembre 2021
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Contexte organisationnel:
Il s'agit d'un poste vacant dans la catégorie des services généraux auquel s'appliquent les procédures de recrutement local, conformément au Statut du personnel du Bureau international de l'Union postale universelle. A cet égard, les postes vacants de la catégorie des services généraux sont pourvus par des candidats résidant aussi près que possible du siège de l'Union. Si cela n’est pas possible, le recrutement prendra en considération ses incidences financières. Les candidats prennent eux seuls en
charge tous les frais de déplacement ou autres dépenses encourus pour participer au processus de recrutement ou, une fois sélectionnés, pour leur entrée en service. Le personnel des services généraux n'a pas droit aux indemnités et aux prestations applicables uniquement au recrutement international.
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Avec ses 192 pays membres, l'Union postale universelle (UPU), une agence spécialisée des Nations Unies, est le principal forum de coopération entre les acteurs du secteur postal. Il contribue à assurer un véritable réseau universel de produits de pointe et de services.
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Principales attributions :
Assister le Programme «Asie/Pacifique et Coopération Sud-Sud» dans ses responsabilités de mise en œuvre de la politique de développement et de la coopération dans la région concernée et de coordination des activités liées à la gestion des risques liés aux catastrophes.
1. Assistant régional «Asie/Pacifique»
1.1. Assistanat administratif pour la mise en œuvre des projets de coopération
- Assister sa hiérarchie dans l’exécution des tâches relatives aux projets, notamment :
- Elaborer des documents de projets
- Elaborer des rapports sur les états financiers des projets et leur exécution
- Collaborer aux révisions des différents documents de projets et financiers
- Utiliser un système de gestion interne pour la gestion des projets
Pour les missions confiées à des consultants externes/internes:
- Préparer les dossiers de recrutement
- Accomplir les tâches administratives et financières et notamment: estimation des coûts,
- Préparer les formalités de séjour et de voyage et les documents permettant d’établir les décomptes de fin de mission, etc.
- Formater et distribuer les rapports de mission
- Accomplir les tâches administratives et financières relatives à l’octroi de bourses individuelles et/ou collectives, notamment: suivi des coûts, démarches auprès du PNUD et suivi de facturation, etc.
- Préparer les demandes d’achats de matériel
1.2. Assistanat classique
- Formater et gérer le flux de correspondances; rédiger certains courriers, s’assurer de leur conformité aux prescriptions internes, aux guides de rédaction et de présentation/préparation des documents, aux modèles en vigueur.
- Organiser la logistique de réunions (invitations, documentation, réservations de salles, etc.).
- Gérer et tenir à jour diverses bases de données (projets, informations budgétaires, données statistiques avec les autres directions, contacts, etc.).
- Traduire suite à demande ou demander des traductions idoines si nécessaire, coordonner des travaux avec les services de la logistique (production, expédition, etc.).
- Rechercher, préparer et tenir à jour la documentation du programme.
- Gérer et tenir à jour les informations contenues dans les fiches pays.
- Assurer le classement physique et électronique de dossiers et en gérer l’archivage.
- Apporter son soutien aux autres programmes de la DCDEV.
1.3 Assistanat au Coordonnateur régional de la région concernée
- Gérer sur le plan administratif les dossiers relatifs à ses missions et sur le plan logistique ses visites au BI
- Tenir à jour régulièrement son tableau des absences/congés
- Préparer les documents permettant d’établir les décomptes de fin de mission
2. Assistant « Coopération Sud-Sud»
- Assister le programme sur le plan administratif, dans la préparation et la gestion des dossiers, l’organisation de réunions et la tenue de chiffres clefs,
- Participer aux actions de communication et de sensibilisation aux activités et politiques de l'UPU en matière de gestion des dossiers Sud-Sud,
- Assister à l’élaboration et la diffusion des lignes directrices, des méthodes, des normes et des outils y relatifs ainsi que leur mise en œuvre.
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QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES |
Formation:
Formation secondaire d’employé(e) de commerce ou équivalente (type CFC) |
Expérience:
Au minimum quatre ans d’expérience dans le domaine de l’assistanat. Une expérience dans un environnement international et/ou de l’assistanat en gestion de projets est un atout |
Autres compétences:
1. Sens de l'organisation et de la gestion des priorités
2. Adaptabilité, flexibilité et sens de l'initiative
3. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel - Sens de l'éthique
4. Faire preuve de courtoisie et tact
5. Sens de la communication
6. Sens du résultat et conscience des coûts
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Compétences linguistiques:
Maîtrise de l'anglais est requise. La connaissance de la langue française serait un atout
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Informations supplémentaires:
Le français est la langue officielle de l’UPU. L’anglais et le français sont les langues de travail du Bureau international de l’UPU.
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Priorité sera donnée à une promotion interne.
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L’UPU s’engage à encourager la diversité au sein de son personnel. Les candidats intéressés issus de minorités ou handicapés sont encouragés à postuler. Toutes les candidatures seront traitées de manière égale et dans le plus strict respect de la confidentialité.»
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Les candidats pourraient être considérés pour des postes similaires (dans un délai n'excédant pas une année).
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Les candidats doivent veiller à ce que les coordonnées qu'ils communiquent permettent de les contacter à tout moment afin d'éviter qu'ils soient exclus du processus de sélection.
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Traitement annuel:
(net d'impôts)
75,234 CHF
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| Les conditions de service sont régies par le Statut et le Règlement du personnel du Bureau international de l'Union postale universelle.
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Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne.
Les candidatures doivent parvenir à l'UPU au plus tard à la date de clôture indiquée dans l'avis de vacance d'emploi.
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Les candidatures féminines ainsi que celles de ressortissants d'Etats Membres sont encouragées.
L'UPU favorise la diversité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. |
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| Pour plus de renseignements concernant le processus d'enregistrement en ligne, merci de bien vouloir consulter la page Internet de l'UPU à l'adresse suivant: https://upu.int/fr/Union-postale-universelle/Emplois |
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Poste pourvu |
Cette vacance est affichée seulement pour information. Elle n'est pas actuellement ouverte aux candidatures
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L'UPU est un espace non fumeur
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