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Numéro de l'avis de vacance: UPU/19/G5/ST/271
Titre: Assistant(e)
Grade: G5
Type de contrat:: Engagement de courte durée
Durée: 6 mois
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Date de publication:
5 décembre 2019
Date de clôture:
17 décembre 2019
Poste pourvu
Unité administrative:
Cabinet (DIRCAB)
Lieu d'affectation:
Berne Suisse
Date prévue d'entrée en fonctions: Dès que possible
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Contexte organisationnel:
Veuillez noter qu'il s'agit d'un poste réservé aux ressortissants suisses et/ou aux personnes résidant officiellement en Suisse (recrutement au niveau local).
Avec ses 192 pays membres, l'Union postale universelle (UPU), une agence spécialisée des Nations Unies, est le principal forum de coopération entre les acteurs du secteur postal. Il contribue à assurer un véritable réseau universel de produits de pointe et de services.
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Principales attributions :
Mission générale: être secrétaire de direction 1. Effectuer des travaux administratifs: 1.1. Gérer le Bulletin d’information interne (BII) du Bureau international (BI): - Chercher les informations pertinentes sur les activités qui ont lieu au BI - Assurer la mise à jour continue du contenu du BII et sa diffusion 1.2. Gérer les bases de données du Cabinet et la rubrique Programme et budget «Réception /repas» de la direction générale 1.3. Gérer la feuille de saisie des temps de travail, la liste des absences et autres du personnel de DIRCAB 1.4. Assurer des travaux administratifs lié aux affaires des Conseils : - Bureau du Congrès - Comité de coordination - Secrétariat international - Liste VIP 1.5. Assurer des travaux administratifs liés aux Organisations internationales : - Correspondances - Suivi - Participation des membres du Cabinet 1.6. Gérer le classement et l’archivage des dossiers de sa hiérarchie
2. Effectuer des travaux de secrétariat de direction: 2.1. Correspondances - Gérer le flux des correspondances (entrés et sorties), en assurer la diffusion et gérer leur traçabilité - Mettre en forme et/ou rédiger les courriers internes et externes de tout ordre (notes, comptes-rendus d’entretiens téléphoniques, messages électroniques, etc.) en langues française et anglaise - Mettre en forme les documents, notes, rapports, discours et tout document 2.2. Dossiers - Préparer les dossiers individuels pour les réunions internes du Cabinet et du Comité de direction - Préparer et tenir à jour les dossiers particuliers de sa hiérarchie pour les réunions officielles des organes de l’UPU, celles des Nations-Unies (CEB, HLCP, etc.) et toute autre demande - Effectuer des recherches de documents de références et autres historiques 2.3. Circulation de l’information et suivi - Assurer la liaison entre le Cabinet et les autres directions du BI et/ou les services logistique (imprimerie ou autre) et de traduction - Assister sa hiérarchie concernant le suivi des demandes du DG et des décisions du Comité de direction - Assurer la transmission des informations et tout document émis par sa hiérarchie aux destinataires - Tenue des minutiers 2.4. Logistique - Organiser certaines réunions, notamment les Comités de direction, les Comités de coordination (invitations, préparation des salles, ordre du jour, plans de tables, etc.) et selon besoin les déjeuners de travail - Effectuer les préparatifs des déplacements de sa hiérarchie (autorisations, visas, transports, hôtellerie, planning, demandes de remboursement, etc.) - Gérer les approvisionnements de fournitures de bureau
3. Assurer des remplacement d’assistantes en cas d’absence au sein de la DIR.CAB ou de la direction générale et venir en entreaide aux différents programmes sur demande
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QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES |
Formation: Ecole secondaire ou formation professionnelle en secrétariat-assistanat de direction ou équivalent |
Expérience:
Minimum 4 années d’expérience en assistanat de direction |
Connaissances techniques:
1. Très bonne connaissance des techniques de secrétariat de direction 2. Maîtrise des outils de bureautique Word, PPT, Outlook et bonne connaissance d’Excel 3. Très bonne connaissance des procédures à suivre pour l’organisation de réunions internes ou externes (Conférences stratégiques, Congrès) 4. Très bonne connaissance des divers modèles de présentation des documents propres au Bureau international 5. Bonne connaissance en technique de rédaction de courriers 6. Connaissance de l’organigramme du Bureau international et des attributions des différents services ou programmes 7. Connaissance niveau utilisation d’outils de base de données (Filemaker, Klastoo)
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Autres compétences:
1. Confidentialité, diplomatie et flexibilité 2. Esprit d'initiative 3. Autonomie 4. Aptitude à communiquer 5. Aptitude à travailler sous le stress et à gérer les priorités 6. Disponibilité dans les plages horaires 7. Sens de l'équipe
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Compétences linguistiques:
Français ou anglais (connaissance de l’autre langue est un atout)
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Informations supplémentaires:
Priorité sera donnée à une promotion interne. _____________________________________________________________________________________________________________ Les candidats pourraient être considérés pour des postes similaires (dans un délai n'excédant pas une année). ____________________________________________________________________________________________________________ Les candidats doivent veiller à ce que les coordonnées qu'ils communiquent permettent de les contacter à tout moment afin d'éviter qu'ils soient exclus du processus de sélection.
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Traitement mensuel
(net d'impôts)
6,156 CHF
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Les conditions de service sont régies par le Statut et le Règlement du personnel du Bureau international de l'Union postale universelle.
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Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Les candidatures doivent parvenir à l'UPU au plus tard à la date de clôture indiquée dans l'avis de vacance d'emploi.
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Les candidatures féminines ainsi que celles de ressortissants d'Etats Membres sont encouragées.
L'UPU favorise la diversité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. |
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Pour plus de renseignements concernant le processus d'enregistrement en ligne, merci de bien vouloir consulter la page Internet de l'UPU à l'adresse suivant: https://upu.int/fr/Union-postale-universelle/Emplois |
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Poste pourvu |
Cette vacance est affichée seulement pour information. Elle n'est pas actuellement ouverte aux candidatures
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L'UPU est un espace non fumeur
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