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Numéro de l'avis de vacance: UPU/19/G4/ST/262
Titre: Assistant(e) (Secrétariat de la Caisse de prévoyance)
Grade: G4
Type de contrat:: Engagement de courte durée
Durée: 9 mois
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Date de publication:
17 juillet 2019
Date de clôture:
7 août 2019
Poste pourvu
Unité administrative:
Direction des finances (DFI)
Lieu d'affectation:
Berne Suisse
Date prévue d'entrée en fonctions: 1er septembre 2019
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Contexte organisationnel:
Il s'agit d'un poste vacant dans la catégorie des services généraux auquel s'appliquent les procédures de recrutement local, conformément au Statut du personnel du Bureau international de l'UPU. Les candidats prendront en charge tous les frais de voyage ou autres dépenses encourus pour participer au processus de recrutement ou, une fois sélectionnés, pour leur entrée en service. Le personnel des services généraux n'a pas droit aux indemnités et aux prestations applicables uniquement au recrutement international.
Avec ses 192 pays membres, l'Union postale universelle (UPU), une agence spécialisée des Nations Unies, est le principal forum de coopération entre les acteurs du secteur postal. Il contribue à assurer un véritable réseau universel de produits de pointe et de services.
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Principales attributions :
Assistanat au Secrétariat /à la gestion informatique des données /à l’établissement des pensions
1. Assistanat au Secrétariat de la Caisse de prévoyance
1.1. Préparer les courriers d’admission, d’information annuelle,
1.2. Collecter les informations chiffrées et personnelles, les mettre en forme et préparer les courriers de départ et de mise en retraite,
1.3. Gérer la logistique des activités du Secrétariat (organiser les réunions diverses et gérer l’économat du Secrétariat),
1.4. Assumer le classement et l’archivage des activités du Secrétariat,
1.5. Recevoir les éléments et saisir les paiements
1.6. Rassembler les justificatifs pour la préparation des pièces comptables et établir les décomptes (allocation de vie chère, fonctionnaires élus),
1.7. Effectuer divers travaux d’assistanat administratif selon demande.
2. Gestion informatique des données
2.1. Logiciel d’administration: collecter, saisir et mettre à jour des données concernant les assurés actifs (identités et informations y relatives),
2.2. Collecter, saisir et mettre à jour des données concernant les pensionnés,
2.3. Saisir des données de base (barèmes, taux de change),
2.4. Transmettre les données pour sauvegardes hebdomadaire (back-up)/ouvertures et clôtures annuelles en collaboration avec le prestataire de services,
2.5. Logiciel de gestion des prêts : consulter et extraire des données selon demande et en cas de remplacement du Secrétaire adjoint.
3.Paiement des pensions
3.1. Préparer le paiement mensuel des pensions (y compris la saisie des déductions pour assurance maladie et les cotisations aux différentes associations) et les fichiers chiffrés y relatifs pour vérification et validation par l’expert
3.2.Suivre le paiement des pensions auprès des banques
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QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES |
Formation:
Formation secondaire type école de commerce ou maturité ou CFC |
Connaissances techniques:
1. Bonne connaissance des logiciels de bureautique standard (Word, Excell, Outlook)
2. Connaissance d’un logiciel d’administration de caisse de prévoyance ou comptable est un atout
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Autres compétences:
1. Sens des priorités et disponibilité en périodes critiques (échéances mensuelles, annuelles, Conseil de fondation, périodes d'audit)
2. Goût pour les chiffres, les lettres, l'informatique et le domaine de la prévoyance professionnelle
3. Rigueur et précision
4. Sens de l'accueil et du service
5. Sens développé de la confidentialité
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Compétences linguistiques:
Pour ce poste, la maîtrise du français est indispensable. Une connaissance pratique de l'anglais serait un atout
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Informations supplémentaires:
Les candidats pourraient être considérés pour des postes similaires (dans un délai n'excédant pas une année).
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Les candidats doivent veiller à ce que les coordonnées qu'ils communiquent permettent de les contacter à tout moment afin d'éviter qu'ils soient exclus du processus de sélection.
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Traitement mensuel
(net d'impôts)
5,625 CHF
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| Les conditions de service sont régies par le Statut et le Règlement du personnel du Bureau international de l'Union postale universelle.
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Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne.
Les candidatures doivent parvenir à l'UPU au plus tard à la date de clôture indiquée dans l'avis de vacance d'emploi.
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Les candidatures féminines ainsi que celles de ressortissants d'Etats Membres sont encouragées.
L'UPU favorise la diversité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. |
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| Pour plus de renseignements concernant le processus d'enregistrement en ligne, merci de bien vouloir consulter la page Internet de l'UPU à l'adresse suivant: https://upu.int/fr/Union-postale-universelle/Emplois |
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Poste pourvu |
Cette vacance est affichée seulement pour information. Elle n'est pas actuellement ouverte aux candidatures
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L'UPU est un espace non fumeur
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