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Numéro de l'avis de vacance: UPU/19/G5/FT-C/259
Titre: Assistant(e)
Grade: G5
Type de contrat:: Contrat de durée déterminée (Core)
Durée: Trois ans
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Date de publication:
12 juillet 2019
Date de clôture:
1 août 2019
Avis de vacance annulé
Unité administrative:
Direction des affaires juridiques (DAJ)
Lieu d'affectation:
Berne Suisse
Date prévue d'entrée en fonctions: Dès que possible
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Contexte organisationnel:
**NOTE IMPORTANTE**
Cet avis de vacance est une nouvelle publication de l'avis diffusé précédemment «Assistant– UPU/19/G5/FT-C/241». Les candidats ayant déjà postulé pour le poste publié dans le cadre de cet avis seront automatiquement pris en considération dans le processus de recrutement et n'ont pas à postuler à nouveau.
Il s'agit d'un poste vacant dans la catégorie des services généraux auquel s'appliquent les procédures de recrutement local, conformément au Statut du personnel du Bureau international de l'Union postale universelle. A cet égard, les postes vacants de la catégorie des services généraux sont pourvus par des candidats résidant aussi près que possible du siège de l'Union. Si cela n’est pas possible, le recrutement prendra en considération ses incidences financières. Les candidats prennent eux seuls en charge tous les frais de déplacement ou autres dépenses encourus pour participer au processus de recrutement ou, une fois sélectionnés, pour leur entrée en service. Le personnel des services généraux n'a pas droit aux indemnités et aux prestations applicables uniquement au recrutement international.
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Avec ses 192 pays membres, l'Union postale universelle (UPU), une agence spécialisée des Nations Unies, est le principal forum de coopération entre les acteurs du secteur postal. Il contribue à assurer un véritable réseau universel de produits de pointe et de services.
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Principales attributions :
Sous la supervision directe du Directeur des affaires juridiques, mener à bien les activités administratives de la Direction (documentation, correspondance, logistique, budget, secrétariat quotidien du Directeur et de son équipe) et assurer, sur demande spécifique de la Direction générale, un soutien administratif à des comités internes du Bureau international de l’UPU.
1. Activités administratives
1.1 Gestion de l’information
- Tenir à jour les systèmes de classement et de référencement de la Direction par domaine d’activités. Si besoin, formuler des propositions d’amélioration. Constituer des dossiers d’information sur des sujets donnés.
- Gérer les archives de la Direction.
1.2 Travaux rédactionnels et gestion de la correspondance
- Rédiger la correspondance administrative de la Direction.
- Apporter à la correspondance, aux rapports, aux mémoires et aux autres documents rédigés par d’autres fonctionnaires de la Direction des corrections concernant la présentation, l’orthographe et la grammaire, ainsi que la cohérence du contenu.
- Organiser la traduction des documents.
- Trier et enregistrer les courriers entrant et sortant de la Direction, assurer leur suivi et veiller à leur distribution.
- Préparer et gérer les procès-verbaux des réunions de la Direction.
1.3 Support administratif/logistique
- Apporter, sur demande spécifique de la DAJ ou de la Direction générale, un appui administratif et logistique aux réunions internes et aux réunions des organes de l’UPU (y compris la prise des notes, rédaction de procès-verbaux, préparation et distribution des dossiers, publications d’avis, etc.).
- Apporter un appui administratif et logistique aux activités liées aux Actes de l’Union (admission et adhésion des Pays-membres, actualisation des listes relatives à la situation des Pays-membres, organisation des dossiers, ratification des Actes et préparation des circulaires ou notifications en la matière, etc.).
- Selon les besoins, mettre à jour les dossiers des réunions des organes de l’Union (Congrès, Conseil d'administration, Conseil d'exploitation postale, commissions, groupes de travail, etc.).
- Assurer la liaison administrative et logistique entre la DAJ et les autres Directions du Bureau international.
- Gérer les approvisionnements de fournitures de bureau.
- Accueillir les visiteurs de la Direction.
1.4 Gestion budgétaire de la Direction
- Participer à l’élaboration et au suivi du budget de la Direction en tenant la comptabilité des frais de voyage, des paiements contractuels, des engagements de dépenses prévues, etc.
2. Secrétariat quotidien pour le Directeur des affaires juridiques et les autres employés de la Direction
- Gérer l’emploi du temps du Directeur et de son équipe. Trier et organiser les demandes de rendez-vous.
- Organiser les réunions du Directeur (lettres d’invitation, ordres du jour, réservations des salles de réunion, distributions des documents, etc.)
- Effectuer les préparatifs pour les missions (enregistrement, réservations des billets pour les voyages et des hôtels, formalités relatives aux visas, autorisations de voyage, demandes de remboursement, recherche de documents, préparation des dossiers, etc.)
- Préparer/formater des projets de communications, de rapports, d’études (y compris des tableaux statistiques) et d’autres documents.
- Accéder aux bases de données centralisées et faire des recherches sur des questions qui présentent un intérêt particulier pour la Direction.
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QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES |
Formation:
École secondaire ou formation professionnelle en tant que secrétaire/assistant de direction ou équivalent. |
Expérience:
Au moins quatre années d'expérience confirmée dans des tâches administratives et de secrétariat. |
Connaissances techniques:
1. Connaissance du fonctionnement des tribunaux administratifs (p. ex. Tribunal administratif des Nations Unies ou Tribunal administratif de l'Organisation internationale du travail), des organisations internationales ou d’autres institutions juridiques.
2. Maîtrise de la rédaction de rapports, de courriers, de notes et d’autres documents en français et en anglais.
3. Maîtrise des outils de bureautique et des bases de données Microsoft Office.
4. Connaissance des procédures relatives à l’organisation des réunions internes ou externes.
5. Connaissance de terminologie de nature juridique.
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Autres compétences:
1. Confidentialité
2. Esprit d'initiative
3. Autonomie
4. Aptitude à travailler sous le stress et à gérer les priorités
5. Aptitude à communiquer
6. Sens de l'équipe
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Compétences linguistiques:
Français et anglais, maîtrise d’une des langues et minimum niveau intermédiaire dans l’autre.
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Informations supplémentaires:
Priorité sera donnée à une promotion interne.
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Les candidats pourraient être considérés pour des postes similaires (dans un délai n'excédant pas une année).
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Les candidats doivent veiller à ce que les coordonnées qu'ils communiquent permettent de les contacter à tout moment afin
d'éviter qu'ils soient exclus du processus de sélection.
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Traitement annuel:
(net d'impôts)
75,084 CHF
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| Les conditions de service sont régies par le Statut et le Règlement du personnel du Bureau international de l'Union postale universelle.
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Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne.
Les candidatures doivent parvenir à l'UPU au plus tard à la date de clôture indiquée dans l'avis de vacance d'emploi.
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Les candidatures féminines ainsi que celles de ressortissants d'Etats Membres sont encouragées.
L'UPU favorise la diversité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. |
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| Pour plus de renseignements concernant le processus d'enregistrement en ligne, merci de bien vouloir consulter la page Internet de l'UPU à l'adresse suivant: https://upu.int/fr/Union-postale-universelle/Emplois |
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Avis de vacance annulé |
Cette vacance est affichée seulement pour information. Elle n'est pas actuellement ouverte aux candidatures
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L'UPU est un espace non fumeur
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