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Numéro de l'avis de vacance: UPU/18/G5/FT-C/239
Titre: Secrétaire au secrétariat du Directeur général
Grade: G5
Type de contrat:: Contrat de durée déterminée (Core)
Durée: Trois ans
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Date de publication:
7 décembre 2018
Date de clôture:
4 janvier 2019
Avis de vacance annulé
Unité administrative:
Cabinet (DIRCAB)
Secrétariat
Lieu d'affectation:
Berne Suisse
Date prévue d'entrée en fonctions: Dès que possible
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Contexte organisationnel:
Veuillez noter qu'il s'agit d'un poste réservé aux ressortissants suisses et/ou aux personnes résidant officiellement en Suisse (recrutement au niveau local).
Avec ses 192 pays membres, l'Union postale universelle (UPU), une agence spécialisée des Nations Unies, est le principal forum de coopération entre les acteurs du secteur postal. Il contribue à assurer un véritable réseau universel de produits de pointe et de services.
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Principales attributions :
Aider le ou la secrétaire du Directeur général à accomplir les travaux de secrétariat et les tâches administratives ou à organiser des événements
1. Travaux de secrétariat et tâches administratives
Sous la supervision et le contrôle du ou de la secrétaire du Directeur général
a. Organiser la logistique liée aux missions du Directeur général (autorisations, visas, vaccins, vols, hôtels, transferts, accueil, attestation de sécurité et remboursements)
b. Obtenir et organiser l’ensemble des documents nécessaires pour les missions du Directeur général, les réunions du Conseil d’administration/Conseil d’exploitation postale et le Congrès
c. Selon les instructions données, assister le ou la secrétaire à formater, conformément aux normes du Bureau international, les rapports de mission et les notes écrites du Directeur général et assurer leur distribution
d. Préparer les salles de conférences en vue des réunions avec des invités extérieurs et se charger de leur accueil (accueil et logistique suivant les règles et les pratiques protocolaires)
e. Entretenir la liste des adresses du Directeur général (opérateurs désignés, Unions restreintes, personnes de contact dans les institutions des Nations Unies, ambassadeurs basés à Berne, autorités suisses, etc.)
f. Assumer la responsabilité de certaines correspondances:
- Assurer le suivi de toutes les invitations reçues par le Directeur général (telles que celles concernant des événements diplomatiques à Berne et Genève) et préparer des réponses d’entente avec les différentes Directions concernées
- Rédiger des lettres pour signatures par le Directeur général et en assurer la distribution (notes de remerciement pour des cadeaux, articles philatéliques, cartes de vœux, etc.)
g. Fournir un appui divers en assumant des fonctions en partage avec le ou la secrétaire du Directeur général (c’est-à-dire gérer le courrier arrivant et partant, l’agenda du Directeur général, les téléphones, le chauffeur, l’organisation des déjeuners, les invitations, etc.). Remplacer, selon les besoins, le ou la secrétaire du Directeur général pour prendre les messages et actualiser l’agenda
h. Préparer les cadeaux, tenir à jour le registre des cadeaux offerts par le Directeur général en indiquant les bénéficiaires et tenir un inventaire
2. Organisation d’événements
a. Au besoin, assurer l’organisation logistique des événements spéciaux au Bureau international
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QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES |
Formation:
Diplôme de fin d’études secondaires ou formation professionnelle en tant que secrétaire/assistant de direction, ou équivalent |
Expérience:
Quatre années d’expérience au minimum en matière de fonctions administratives/de secrétariat pour le compte d’instances dirigeantes |
Connaissances techniques:
1. Excellentes compétences bureautiques (Word, PowerPoint, Outlook et recherches sur Internet)
2. Très bonne connaissance des techniques de secrétariat
3. Très bonnes compétences rédactionnelles et maîtrise du formatage de la correspondance habituelle
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Autres compétences:
1. Discrétion/confidentialité
2. Capacité d'adapter son horaire de travail en fonction des demandes du service
3. Compétences en matière de communication et de travail d'équipe
4. Aptitude à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives; compétences organisationnelles
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Compétences linguistiques:
La maîtrise de l'anglais ou du français est exigée. La connaissance pratique de l'autre langue est un atout
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Informations supplémentaires:
Les candidatures seront considérées pour des postes similaires.
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Priorité sera donnée à une promotion interne.
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Les candidats doivent veiller à ce que les coordonnées qu'ils communiquent permettent de les contacter à tout moment afin d'éviter qu'ils soient exclus du processus de sélection.
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Traitement annuel:
(net d'impôts)
75,084 CHF
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| Les conditions de service sont régies par le Statut et le Règlement du personnel du Bureau international de l'Union postale universelle.
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Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne.
Les candidatures doivent parvenir à l'UPU au plus tard à la date de clôture indiquée dans l'avis de vacance d'emploi.
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Les candidatures féminines ainsi que celles de ressortissants d'Etats Membres sont encouragées.
L'UPU favorise la diversité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. |
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| Pour plus de renseignements concernant le processus d'enregistrement en ligne, merci de bien vouloir consulter la page Internet de l'UPU à l'adresse suivant: https://upu.int/fr/Union-postale-universelle/Emplois |
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Avis de vacance annulé |
Cette vacance est affichée seulement pour information. Elle n'est pas actuellement ouverte aux candidatures
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L'UPU est un espace non fumeur
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