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Numéro de l'avis de vacance: UPU/18/G6/FT-C/231
Titre: Assistant(e) 40%, Operational Coordination (procurement - international cooperation projects)
Grade: G6
Type de contrat:: Contrat de durée déterminée (Core)
Durée: Trois ans
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Date de publication:
11 octobre 2018
Date de clôture:
22 novembre 2018
Poste pourvu
Unité administrative:
Direction de la coopération et du développement (DCDEV)
Programme Coordinations opérationnelle et stratégique (PCOS)
Lieu d'affectation:
Berne Suisse
Date prévue d'entrée en fonctions: Dès que possible
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Contexte organisationnel:
Veuillez noter qu'il s'agit d'un poste réservé aux ressortissants suisses et/ou aux personnes résidant officiellement en Suisse
(recrutement au niveau local).
Avec ses 192 pays membres, l'Union postale universelle (UPU), une agence spécialisée des Nations Unies, est le principal forum de coopération entre secteur postal les joueurs. Il contribue à assurer un véritable réseau universel de produits de pointe et de services.
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Principales attributions :
Assurer l’exécution des achats d’équipement dans le cadre des projets de la Direction du développement et de la coopération, gérer la recherche et le suivi des contributions volontaires du Fonds spécial UPU, traiter les questions administratives liées aux projets
1.Processus d’achats d’équipement pour les projets de coopération
1.1. Aspects administratifs
a. Contribuer à l’élaboration des plans d’achat pour les projets en fournissant les informations aux Chefs de programme et/ou Experts.
b. Exécuter les ordres d’achat donnés par les Chefs de programme et/ou Experts.
- Monter et lancer les dossiers d’appels d’offres et les adjudications.
- Analyser les offres de moins de 50 KCHF (avec l’aide d’experts techniques, si nécessaire). Etablir un rapport qualité/coût/prix. Recommander le choix du fournisseur.
- Analyser les offres de plus de 50 KCHF (avec l’aide d’experts techniques, si nécessaire). Elaborer le rapport d’évaluation et recommander la marche à suivre (refus des offres, nouvel appel d’offres, implication du PNUD, soumission au comité d’adjudication et d’achat).
c. Traiter les questions émanant des pays membres, des coordonnateur régionaux et de la DCDEV (coûts, délais, état du processus achat, conseils).
1.2. Aspects financiers
a. Négocier certaines conditions avec les fournisseurs pour les achats de moins de 20 KCHF.
b. Entreprendre les actions correctives en relation avec le budget en collaboration avec les chefs de programme et l’expert.
c. Contrôler la facturation des coûts pour les services fournis (fournisseurs, PNUD, UNOPS).
d. Suivre l’état des dépenses et commandes et suivre les paiements en suspens.
e. Etablir des états de situation budgétaire sur demande de la hiérarchie.
f. Rendre compte de l’état de situation des obligations non liquidées.
g. Traiter les questions émanant de la DCDEV (coût, répartition budgétaire, etc.).
1.3. Procédures réglementaires
a. Formuler des propositions d’adaptation et d’harmonisation des règles des procédures d’achats.
b. Formuler des recommandations visant à réduire les coûts et à améliorer la qualité du service.
c. Formuler des propositions pour rapprocher nos pratiques de celles des services communs de l'ONU.
d. Traiter les questions émanant de la DCDEV ou d’autres Directions et proposer des solutions (marche à suivre, approvisionnement local ou international).
e. Fournir au Directeur les informations et les explications motivant une décision ou un avis.
1.4. Gestion de fournisseurs/équipements
a. Tenir à jour la base de données des fournisseurs/équipements et des indicateurs de performance.
b. Assurer une veille permanente sur les nouveautés et enrichir le catalogue fournisseurs en participant notamment aux salons d’exposition spécialisés.
c. Traiter les questions émanant des fournisseurs et proposer des solutions à soumettre à approbation si nécessaire (référencement dans la base de données, visites, conditions spéciales, etc.).
d. Traiter les questions émanant des Coordonnateurs régionaux, de la DCDEV ou d’autres Directions (prix, fournisseur, équipement).
2. Gérer la recherche et le suivi des contributions volontaires au Fonds spécial UPU
a. Rédiger l’appel à contribution volontaire destiné aux pays membres.
b. Collecter les promesses de don, rédiger les lettres de remerciements, facturer les pays donateurs.
c. Gérer la base de données du fonds volontaire (promesses, paiements, facturation, remerciements).
d. Etablir des états de situation pour les documents des organes de l’UPU.
e. Collaborer avec la direction des finances afin de disposer d’informations à jour.
f. Traiter les questions émanant des pays membres concernant leur contribution.
3. Traiter les questions liées à l’exécution des projets
3.1. Consultants et boursiers
a. Collaborer avec l’Expert à l’assurance des boursiers auprès de la compagnie d’assurance partenaire.
b. Faire établir ou renouveler les laissez-passer des Nations Unies destinés aux consultants.
c. Gérer la base de données des consultants et fournir tout renseignement y relatif.
3.2. Assistanat classique
a. Rédiger toutes les correspondances liées au poste, ainsi que celles du programme sur demande, et les soumettre à la hiérarchie.
b. Assurer le classement physique et électronique des dossiers
c. Soutien administratif aux programmes de la DCDEV si nécessaire
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QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES |
Formation:
Formation secondaire d’employé(e) de commerce ou équivalente (type CFC) |
Expérience:
Au minimum six années d’expérience dans le domaine de l’assistanat dans un environnement international. Une expérience dans les achats d’équipements serait un atout |
Connaissances techniques:
1. Maîtrise des processus et règles en gestion des achats
2. Connaissance d’un logiciel de gestion comptable
3. Maîtrise de l'utilisation des outils bureautique (Microsoft Word, Excel, Access) et MS Project (atout).
4. Connaissance du marché des fournisseurs et des offres d’équipements
5. Bonne connaissance des systèmes de gestion sur le Web UNGM, UNOPS, Compass, Un Web Buy (atout)
6. Très bonne connaissance des règles et de l’environnement PNUD, IAPSO/UNOPS (atout)
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Autres compétences:
1. Relations clientèle, répondre aux besoins
2. Ethique et rigueur
3. Sens de l'organisation et gestion des priorités, savoir anticiper et faire preuve d'initiative
4. Adaptabilité et flexibilité - Aptitude à travailler en équipe
5. Sens de la communication - Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel
6. Sens du résultat et conscience des coûts
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Compétences linguistiques:
La maîtrise de l'anglais ou du français est exigée. La connaissance d’autres langues officielles de l’ONU serait un avantage
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Informations supplémentaires:
Les candidatures seront considérées pour des postes similaires.
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Priorité sera donnée à une promotion interne.
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Les candidats doivent veiller à ce que les coordonnées qu'ils communiquent permettent de les contacter à tout moment afin
d'éviter qu'ils soient exclus du processus de sélection.
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Traitement annuel:
(net d'impôts)
32,568.4 CHF
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| Les conditions de service sont régies par le Statut et le Règlement du personnel du Bureau international de l'Union postale universelle.
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Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne.
Les candidatures doivent parvenir à l'UPU au plus tard à la date de clôture indiquée dans l'avis de vacance d'emploi.
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Les candidatures féminines ainsi que celles de ressortissants d'Etats Membres sont encouragées.
L'UPU favorise la diversité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. |
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| Pour plus de renseignements concernant le processus d'enregistrement en ligne, merci de bien vouloir consulter la page Internet de l'UPU à l'adresse suivant: https://upu.int/fr/Union-postale-universelle/Emplois |
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Poste pourvu |
Cette vacance est affichée seulement pour information. Elle n'est pas actuellement ouverte aux candidatures
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L'UPU est un espace non fumeur
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