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Numéro de l'avis de vacance: UPU/18/G7/FT-C/218
Titre: Secrétaire du Directeur général
Grade: G7
Type de contrat:: Contrat de durée déterminée (Core)
Durée: Trois ans
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Date de publication:
6 février 2018
Date de clôture:
22 mars 2018
Poste pourvu
Unité administrative:
Cabinet (DIRCAB)
Lieu d'affectation:
Berne Suisse
Date prévue d'entrée en fonctions: août 2018
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Contexte organisationnel:
Veuillez noter qu'il s'agit d'un poste réservé aux ressortissants suisses et/ou aux personnes résidant officiellement en Suisse
(recrutement au niveau local).
Avec ses 192 pays membres, l'Union postale universelle (UPU), une agence spécialisée des Nations Unies, est le principal forum de coopération entre secteur postal les joueurs. Il contribue à assurer un véritable réseau universel de produits de pointe et de services.
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Principales attributions :
Assurer la fonction d’appui en matière de secrétariat/d’assistance
1. Correspondance et documents: gestion des flux, révision, rédaction et traduction
- Gérer les flux de correspondance arrivant et partant, fixer les priorités et veiller à ce que la distribution et les réponses s’effectuent de manière efficace.
- Ouvrir le courrier arrivant adressé au Directeur général et l’attribuer (sous la supervision du Cabinet) aux différentes Directions pour traitement.
- Saisir et transmettre les documents au Directeur général via le système de suivi Klastoo, et enregistrer dans ce dernier le courrier arrivant nécessitant la préparation d’une réponse par le Bureau international.
- Passer en revue toutes les lettres présentées au Directeur général pour signature et s’assurer qu’elles soient, le cas échéant, modifiées par les auteurs et/ou leurs assistants selon les besoins (rrectification des erreurs d’orthographe et des erreurs dans les titres, formatage, style et contenu rédactionnel, vérification des visas nécessaires).
- Donner des conseils aux secrétaires/assistants des Directions du BI ainsi qu’aux fonctionnaires de catégorie professionnelle pour s’assurer que toute la correspondance et les documents pour le Directeur général soient correctement établis.
- Rédiger des lettres et des messages e-mail pour signature par le Directeur général en réponse à des invitations ou à des visites à venir, et aux fins de condoléances, de félicitations, etc., selon les besoins.
- Formater des lettres, des documents, des rapports et des discours pour le Directeur général.
- Au besoin, traduire des textes du français vers l’anglais (courrier arrivant, notamment durant les sessions du CA/CEP lorsque les traducteurs sont surchargés, ou encore lorsqu’il s’agit de courrier confidentiel, etc.).
2. Coordination et suivi des demandes du Directeur général de diverse nature (lettres, invitations, documents, notes, questions d’ordre confidentiel ou personnel)
- Mettre à jour les pièces dans le système Klastoo avec les commentaires du Directeur général.
- Superviser la liste des questions pendantes et des réponses à l’intention des Directeurs.
- Assurer la liaison entre le Cabinet et les Directions ainsi qu’avec les services de traduction et les services logistiques (documents, correspondances, discours et logistique pour les visiteurs et les événements).
3. Préparation de dossiers d’information pour le Directeur général général
- Vérifier toutes les notes présentées au Directeur général pour les réunions et les missions et s’assurer que ce dernier dispose des documents et des éléments d’information nécessaires.
- Rassembler les informations fournies par les Programmes/Directions et préparer les dossiers du Directeur général.
- Effectuer des recherches de documents de référence et d’autres informations selon les besoins.
4. Gestion de l’agenda du Directeur général: visites, réunions, événements, etc.
- Gérer le calendrier du Directeur général, concernant les demandes de réunions personnelles émanant de l’intérieur et de l’extérieur du Bureau international, les invitations à des événements, etc.
- Organiser les réunions et les déjeuners de travail à la demande du Directeur général: assurer la coordination avec le fournisseur de services concernant le menu, préparer les invitations, établir les ordres du jour et les programmes, s’occuper du lieu de la réunion, de l’ordre des place et de la disposition des cartes avec les noms des participants, etc.
- Superviser l’adresse électronique officielle du Directeur général et les boîtes aux lettres DGoffice@upu.int , imprimer et porter les messages à l’attention du Directeur général ou les orienter vers le personnel du Bureau international.
- Informer le personnel du Bureau international sur le protocole pour les réunions et les événements.
- Superviser la logistique des missions du Directeur général (vols, programme, timing, etc.)
- Prendre des dispositions pour le Directeur général: autorisation, visa, transport, hébergement, planification, demande de remboursement selon les besoins.
- Gérer le programme du chauffeur personnel du Directeur général, en l’absence de la secrétaire assistante.
5 . Visites de courtoisie au Directeur général
- S’assurer que le Directeur général dispose des dossiers d’information indispensables en prévision des visites et inviter les participants du BI nécessaires pour les visites tout en organisant le déroulement de celles-ci.
- Accueillir les VIP en visite, les accompagner et servir des cafés, thé, etc., durant les visites.
6. Autres responsabilités de secrétariat
- Gérer les achats et les fournitures de bureau pour le bureau du Directeur général.
- Assurer des fonctions de secrétariat générales: photocopie, classement et archivage.
7. Gestion d’équipe
- Donner des instructions et des conseils à d’autres assistants travaillant au bureau du Directeur général.
- Au besoin, contrôler le travail effectué par ces assistants.
- Assurer un échange efficace d’informations avec le secrétariat du Cabinet et le secrétariat du Vice-Directeur général.
- Formuler des propositions concernant le plan de travail annuel de ces assistants.
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QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES |
Formation:
Formation professionnelle de secrétaire de direction ou d’assistant personnel, ou formation équivalente. |
Expérience:
Au moins huit années d’expérience en tant qu’assistant(e)/secrétaire personnel(le) d’un haut responsable, avec une très bonne connaissance des pratiques de secrétariat à ce niveau. |
Connaissances techniques:
1. Très bonne connaissance des procédures associées à l’organisation des réunions, en particulier des réunions et événements de l’UPU (réunions des Conseils, des Conférences stratégiques, des Congrès et des réunions bilatérales).
2. Très bonne connaissance de l’organigramme du Bureau international ainsi que des rôles et responsabilités des divers Programmes et Directions.
3. Très bonne connaissance des règles, procédures et processus internes du Bureau international, y compris des divers normes et formats applicables aux documents et à la correspondance.
4. Bonne connaissance de la structure de l’UPU en général ainsi que de ses divers organes et groupes.
5. Excellentes compétences linguistiques et rédactionnelles pour les lettres, dans au moins une langue (anglais ou français).
6. Bonne connaissance de la seconde langue (suffisante pour une très bonne communication).
7. Très bonne maîtrise des outils informatiques et connaissance approfondie des applications bureautiques.
8. Connaissance suffisante du protocole international/des Nations-Unies.
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Autres compétences:
1. Strict respect de la confidentialité ainsi des valeurs et des principes moraux.
2. Discrétion et sens de la diplomatie.
3. Excellentes compétences de communication (expression orale et écrite).
4. Aptitude à travailler sous stress et à gérer les priorités.
5. Souplesses concernant les heures de travail (disponibilité) et les tâches à accomplir.
6. Sens de l'initiative et autonomie.
7. Sens aigu des relations humaines et du travail en équipe.
8. Bonne présentation
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Informations supplémentaires:
Les candidats doivent veiller à ce que les coordonnées qu'ils communiquent permettent de les contacter à tout moment afin d'éviter qu'ils soient exclus du processus de sélection.
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Traitement annuel:
(net d'impôts)
89,142 CHF
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| Les conditions de service sont régies par le Statut et le Règlement du personnel du Bureau international de l'Union postale universelle.
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Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne.
Les candidatures doivent parvenir à l'UPU au plus tard à la date de clôture indiquée dans l'avis de vacance d'emploi.
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Les candidatures féminines ainsi que celles de ressortissants d'Etats Membres sont encouragées.
L'UPU favorise la diversité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. |
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| Pour plus de renseignements concernant le processus d'enregistrement en ligne, merci de bien vouloir consulter la page Internet de l'UPU à l'adresse suivant: https://upu.int/fr/Union-postale-universelle/Emplois |
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Poste pourvu |
Cette vacance est affichée seulement pour information. Elle n'est pas actuellement ouverte aux candidatures
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