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   ASSISTANT(E) (UPU/17/G5/FT-NC/200)

17 December 2017
 
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Numéro de l'avis de vacance: UPU/17/G5/FT-NC/200
 
Titre: Assistant(e)
 
Grade: G5
 
Type de contrat: Contrat de durée déterminée (Non-Core)
 
Durée:  Trois ans
 
Date de publication: 17 octobre 2017
 
Date de clôture: 28 novembre 2017 Sélection en cours
 
Unité administrative: Direction de la coopération et du développement (DCDEV)
Project Fonds pour l'Amélioration de la Qualité de Service (FAQS)
 
Lieu d'affectation:  Berne Suisse
 
Date prévue d'entrée en fonctions:  Dès que possible
 
Contexte organisationnel:
Veuillez noter qu'il s'agit d'un poste réservé aux ressortissants suisses et/ou aux personnes résidant officiellement en Suisse (recrutement au niveau local).

Avec ses 192 pays membres, l'Union postale universelle (UPU), une agence spécialisée des Nations Unies, est le principal forum de coopération entre secteur postal les joueurs. Il contribue à assurer un véritable réseau universel de produits de pointe et de services.
Principales attributions :
Administrer les projets de coopération financés par le FAQS relatifs à la qualité de service de la poste aux lettres et en être le point de référence. Mettre en œuvre les différentes activités y relatives dans les zones géographiques concernées.

1. Mise en œuvre de projets FAQS
1.1. Tâches liées à la gestion des projets FAQS:
– Analyser et commenter les propositions de projets en termes de contexte, contenu et respect des règles et procédures. Identifier les événements et décisions notables à venir
– Conseiller les opérateurs désignés (OD) sur les actions à entreprendre pour améliorer leurs propositions de projets
– Rédiger les résumés des propositions de projets pour le Chef de l'unité FAQS
– Présenter des documents au Conseil fiduciaire à la demande du Chef de l'unité FAQS
– Informer les OD du suivi de leurs dossiers (approbation, report ou rejet)
– Analyser les rapports initiaux, intermédiaires et finaux de chaque projets et en cas de besoin, contacter et chercher des informations complémentaires auprès des OP, consultants, Unions restreintes, coordonnateurs régionaux
– Analyser les résultats des appels d’offres en coordination avec l’unité «Achats» de la DCDEV et les pièces comptables liés aux paiements
– Analyser les informations reçues sur l’avancement des projets. Identifier les problèmes et proposer des solutions en matière d’équipement, de calendrier, de budget, de procédures et les soumettre pour approbation
– Analyser les demandes de modification de projet reçues
– Autoriser et assurer le suivi des paiements à faire pour sa région dans le cadre de sa délégation
– Déléguer à FAQS-Finances l’analyse des pièces comptables, vérifier le respect des échéances et vérifier les audits financiers établis
– Etablir les résumés des rapports finaux des projets pour l’expert FAQS selon le modèle
– Organiser et coordonner les missions d’évaluation
– Étudier les rapports d’évaluation des projets, au besoin contacter le coordonnateur régional ou le consultant
– Participer à des réunions avec les coordonnateurs nationaux/régionaux/globaux du FAQS lors des réunions officielles et des formations
– Recenser les projets récipiendaires du Prix FAQS, les soumettre à l’expert FAQS pour recommandation au chef du programme puis approbation du Conseil fiduciaire

2.1. Activités relatives aux réunions du Conseil fiduciaire:
– Coordonner l’organisation logistique des réunions du Conseil fiduciaire au Bureau International et à l’étranger 1 à 4 fois par année, collaborer à la préparation des documents y relatifs
– Participer aux réunions (prise de notes pour rédaction des documents et rapport de la réunion) et présenter/commenter des propositions ou rapport finaux à la demande du Chef de l'unité FAQS en Suisse et à l’étranger

2.2. Activités relatives aux formations et séminaires:
– Promouvoir le cours FAQS/Trainpost et contribuer à sa mise à jour
– Coordonner l’organisation logistique des séminaires de formation FAQS au BI et à l’étranger: coordonner avec les OD et les Unions restreintes hôtes
– Coordonner l’organisation du séminaire annuel d’information FAQS au BI
– Collaborer avec la DCDEV/PAPCO pour les arrangements de voyages des boursiers provenant des PMA
– Former par groupes ou individuellement, sous la supervision du Chef de l'unité FAQS, les OD/Unions restreintes aux règles et procédures du FAQS

3. Informations aux Coordonnateurs régionaux des régions concernées
− Fournir des copies des notifications, correspondances sur les projets dans les régions concernées
− Informer les experts, consultants et coordonateurs régionaux des arrangements logistiques et des procédures internes relatives à la mesure et à l’évaluation des projets FAQS en termes d’objectifs à mesurer pour les projets spécifiques

4. Secrétariat du FAQS
− Gérer le flux des correspondances; rédiger et signer certains courriers (autorisés selon niveau fonction)
− Collaborer à la refonte et mise à jour du Guide pratique du FAQS
− Gérer et tenir à jour la base de données (projets) et en rapport aux procédures DCDEV
− Participer à la préparation des documents du FAQS devant être présentés au CEP
− Contribuer à la rédaction d’articles pour la « newsletter QSF »
QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES
Formation:
Formation secondaire d’employé(e) de commerce ou équivalent
Expérience:
Expérience de 4 ans dans le domaine de suivi de dossiers en matière de gestion des projets ou similaire. Une expérience postale est souhaitable. Une expérience dans un environnement international serait un atout
Connaissances techniques:
1. Maîtrise des techniques de présentation et mise en forme de documents
2. Maîtrise rédactionnelle en français et en anglais
3. Maîtrise des outils bureautiques courants
4. Bonne connaissance des procédures et des outils de gestion de projets
5. Bonne connaissance des procédures de gestion financière des projets et de reporting
6. Connaissance ou expérience d’utilisation de bases de données
Autres compétences:
1. Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe
2. Sens de l'organisation et de la gestion des priorités
3. Capacité d'analyse et de synthèse
4. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel - Sens de l'éthique
5. Adaptabilité et flexibilité
6. Sens de la communication, courtoisie, tact
7. Sens du résultat et conscience des coûts
8. Savoir s'exprimer en public
Compétences linguistiques:
La maîtrise de l'anglais ou du français est exigée. La connaissance de l'autre langue serait un atout.
Informations supplémentaires:
Il s'agit d'un poste non cadre, soumis à l'intégralité des «Règles régissant l'emploi des personnels non cadres».

Le candidat retenu sera affilié à la Caisse de prévoyance de l'UPU et bénéficiera, ainsi que les personnes à sa charge, d'une assurance-maladie et accidents.

Il s'agit d'un contrat de trois ans renouvelable si les services fournis sont toujours désirés, si les fonds sont disponibles et/ou si le fonctionnaire donne pleine satisfaction. Toutefois, la nomination à ce poste n'entraîne aucune extension ou prolongation ou conversion automatique quelle qu'elle soit du contrat.

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Les candidats doivent veiller à ce que les coordonnées qu'ils communiquent permettent de les contacter à tout moment afin
d'éviter qu'ils soient exclus du processus de sélection.
Traitement annuel: (net d'impôts)
73,876 CH

Les conditions de service sont régies par le Statut et le Règlement du personnel du Bureau international de l'Union postale univer-selle.

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne.
Les candidatures doivent parvenir à l'UPU au plus tard à la date de clôture indiquée dans l'avis de vacance d'emploi.

Les candidatures de personnes employées par une entité postale pour un poste P ou un poste de direction (D) doivent obligatoirement être recommandées et soumises par l'autorité postale compétente.
Les candidatures ne répondant pas à ce critère pourraient ne pas être prises en considération.


Les candidatures féminines ainsi que celles de ressortissants d'Etats Membres sont encouragées.

L'UPU favorise la diversité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Pour plus de renseignements concernant le processus d'enregistrement en ligne, merci de bien vouloir consulter la page Internet de l'UPU à l'adresse suivant: http://www.upu.int/fr/ressources/postes-vacants/
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Sélection en cours

Cette vacance est affichée seulement pour information. Elle n'est pas actuellement ouverte aux candidatures
 
 
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