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Numéro de l'avis de vacance: UPU/17/G4/FT-NC/193
Titre: Assistant(e)
Grade: G4
Type de contrat:: Contrat de durée déterminée (Non-Core)
Durée: Trois ans
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Date de publication:
24 août 2017
Date de clôture:
6 octobre 2017
Poste pourvu
Unité administrative:
Direction du développement des marchés et de la régulation (DMR)
Lieu d'affectation:
Berne Suisse
Date prévue d'entrée en fonctions: Dès que possible
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Contexte organisationnel:
Veuillez noter qu'il s'agit d'un poste réservé aux ressortissants suisses et/ou aux personnes résidant officiellement en Suisse (recrutement au niveau local).
Avec ses 192 pays membres, l'Union postale universelle (UPU), une agence spécialisée des Nations Unies, est le principal forum de coopération entre secteur postal les joueurs. Il contribue à assurer un véritable réseau universel de produits de pointe et de services.
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Principales attributions :
1. Travail en tant qu’assistant sur des activités routinières du Programme «Rémunération»
- Rassembler des informations selon les instructions
- Formater les documents préparés et rédigés par le Chef du Programme et son équipe
- S’assurer de la distribution et de la publication des documents et d’autres travaux du Programme
2. Secrétariat classique
– Suivre la correspondance: courrier électronique, télécopie, courrier (réception, tri, mise en forme et envoi)
– S’assurer de la bonne réception d’informations clés (lettres, tableaux, questionnaires, etc.)
– Aider à l’organisation des réunions internes et externes (réservation des salles et du matériel, invitation, préparation et remise des documents, etc.)
– Prendre en charge le classement et assurer l’archivage
– Préparer les déplacements (autorisation, billetterie, réservation, visas, planning de voyage, docu-ments à emporter, etc.)
3. Assistanat pour l’organisation des réunions/conférences (Conseil d’administration (CA), Conseil d’exploitation postale (CEP) et Congrès)
– Servir d’interface avec les services logistiques pour l’organisation matérielle des réunions
– Collecter, selon les instructions, les informations nécessaires à la préparation et à la rédaction de certains documents
– Formater les documents et s’assurer de la mise à disposition des différentes versions linguistiques et de la distribution en quantité et dans les délais impartis
– Lancer les invitations et s’assurer de la disponibilité des informations
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QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES |
Formation:
Formation secondaire de type secrétariat ou en matière commerciale ou économique ou gestion et comptabilité (type CFC d'employé de commerce) |
Expérience:
Première expérience d’assistanat (trois années) impérativement dans un environnement international |
Connaissances techniques:
1. Très bonne connaissance des techniques de secrétariat ou d’employé administratif
2. Maîtrise des outils de bureautique (Word, PowerPoint et Outlook)
3. Bonne connaissance du programme Excel
4. Très bonne connaissance des procédures à suivre pour la préparation et la mise à disposition ou en circulation des documents destinés aux réunions et aux conférences
5. Pratique courante de prise de notes, de relecture et de correction de documents, soit en français, soit en anglais
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Autres compétences:
1. Autonomie (dans le cadre des instructions à suivre)
2. Esprit d'initiative
3. Flexibilité
4. Aptitude à travailler sous stress et à gérer les priorités
5. Aptitude à communiquer (écrit et oral)
6. Sens pratique
7. Aptitude à travailler avec des nationalités diverses
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Compétences linguistiques:
La maîtrise de l'anglais ou du français est exigée. La connaissance de l'autre langue serait un atout.
La connaissance d’autres langues officielles de l’ONU serait un avantage
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Informations supplémentaires:
Les candidats doivent veiller à ce que les coordonnées qu'ils communiquent permettent de les contacter à tout moment afin d'éviter qu'ils soient exclus du processus de sélection.
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Traitement annuel:
(net d'impôts)
67,497CHF
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| Les conditions de service sont régies par le Statut et le Règlement du personnel du Bureau international de l'Union postale universelle.
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Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne.
Les candidatures doivent parvenir à l'UPU au plus tard à la date de clôture indiquée dans l'avis de vacance d'emploi.
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Les candidatures féminines ainsi que celles de ressortissants d'Etats Membres sont encouragées.
L'UPU favorise la diversité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. |
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| Pour plus de renseignements concernant le processus d'enregistrement en ligne, merci de bien vouloir consulter la page Internet de l'UPU à l'adresse suivant: https://upu.int/fr/Union-postale-universelle/Emplois |
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Poste pourvu |
Cette vacance est affichée seulement pour information. Elle n'est pas actuellement ouverte aux candidatures
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L'UPU est un espace non fumeur
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