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Numéro de l'avis de vacance: UPU/17/G4/FT-C/190
Titre: Assistant(e)
Grade: G4
Type de contrat:: Contrat de durée déterminée (Core)
Durée: Trois ans
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Date de publication:
21 juillet 2017
Date de clôture:
1 septembre 2017
Poste pourvu
Unité administrative:
Direction des opérations postales (DOP )
Commerce électronique intégration des produits physiques
Lieu d'affectation:
Berne Suisse
Date prévue d'entrée en fonctions: Dès que possible
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Contexte organisationnel:
Veuillez noter qu'il s'agit d'un poste réservé aux ressortissants suisses et/ou aux personnes résidant officiellement en Suisse (recrutement au niveau local).
Avec ses 192 pays membres, l'Union postale universelle (UPU), une agence spécialisée des Nations Unies, est le principal forum de coopération entre secteur postal les joueurs. Il contribue à assurer un véritable réseau universel de produits de pointe et de services.
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Principales attributions :
Assister sur le plan administratif les activités du programme de rattachement dont le coordonnateur, le chef de programme et sur demande les experts.
1.
1.1. Assistanat pour les dossiers courants du Programme :
- Collecter des informations selon les instructions
- Mettre en forme les documents préparés et rédigés par le supérieur hiérarchique et les experts
- Assumer la distribution et publication des documents et travaux du Programme
1.2. Secrétariat classique :
- Suivre la correspondance mail, fax, courrier (réception, tri, mis en forme et envoi)
- S’assurer de la bonne réception d’informations clefs (lettres circulaires, tableaux, questionnaires,…)
- Aider à l’organisation des réunions internes et externes (réservation des salles et matériels, invitation, préparation et remise des documents, …)
- Prendre en charge le classement et assurer l’archivage
- Préparer les déplacements (autorisation, billetterie, réservation, visas, planning de voyage, documents à emporter)
2. Assistanat pour l’organisation des réunions / conférences CA, CEP, Congrès
- Etre l’interface avec les services logistique pour l’organisation matérielle des réunions
- Collecter selon les instructions les informations nécessaires à la préparation et rédaction de certains documents
- Formater les documents, s’assurer de la mise à disposition des différentes versions linguistiques et de la distribution en quantités et dans les délais impartis
- Lancer les invitations et s’assurer de la mise à disponibilité des informations
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QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES |
Formation:
Formation secondaire de type secrétariat ou en matière commerciale ou économique ou gestion et comptabilité (type CFC employée de commerce) |
Expérience:
Première expérience d’assistanat ( minimum 3 années) impérativement dans un environnement international |
Connaissances techniques:
1. Très bonne connaissance des techniques de secrétariat ou d’employé administratif
2. Maîtrise des outils de bureautique Word, Excel, PPT et Outlook
3. Très bonne connaissance des procédures à suivre pour la préparation et la mise à disposition ou en circulation des documents destinés à des réunions, séminaires et conférences de niveau international
4. Pratique courante de prises de notes, de relecture et correction de documents soit en français soit en anglais
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Autres compétences:
1. Autonomie (dans le cadre des instructions à suivre)
2. Esprit d'initiative et sens pratique
3. Flexibilité
4. Aptitude à travailler sous le stress et à gérer les priorités
5. Aptitude à communiquer (écrit et oral)
6. Aptitude à travailler avec des nationalités diverses
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Compétences linguistiques:
La langue officielle de l'Union postale universelle est la langue française. Les langues de travail du Bureau international de l'UPU sont l'anglais et le français. Pour ce poste, la maîtrise de l'anglais ou du français est exigée. La connaissance de l'autre langue serait un atout. Une formation sera obligatoire afin d'obtenir le niveau requis dans la seconde langue dans un délai raisonnable.
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Informations supplémentaires:
Les candidats doivent veiller à ce que les coordonnées qu'ils communiquent permettent de les contacter à tout moment afin d'éviter qu'ils soient exclus du processus de sélection.
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Traitement annuel:
(net d'impôts)
67,497CHF
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| Les conditions de service sont régies par le Statut et le Règlement du personnel du Bureau international de l'Union postale universelle.
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Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne.
Les candidatures doivent parvenir à l'UPU au plus tard à la date de clôture indiquée dans l'avis de vacance d'emploi.
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Les candidatures féminines ainsi que celles de ressortissants d'Etats Membres sont encouragées.
L'UPU favorise la diversité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. |
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| Pour plus de renseignements concernant le processus d'enregistrement en ligne, merci de bien vouloir consulter la page Internet de l'UPU à l'adresse suivant: https://upu.int/fr/Union-postale-universelle/Emplois |
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Poste pourvu |
Cette vacance est affichée seulement pour information. Elle n'est pas actuellement ouverte aux candidatures
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L'UPU est un espace non fumeur
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