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Numéro de l'avis de vacance: UPU/17/G6/FT-C/180
Titre: Assistant administratif aux ressources humaines 80%
Grade: G6
Type de contrat:: Contrat de durée déterminée (Core)
Durée: Trois ans
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Date de publication:
19 juin 2017
Date de clôture:
30 juin 2017
Poste pourvu
Unité administrative:
Direction des ressources humaines (DRH)
Lieu d'affectation:
Berne Suisse
Date prévue d'entrée en fonctions: Dès que possible
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Contexte organisationnel:
Veuillez noter qu'il s'agit d'un poste réservé aux ressortissants suisses et/ou aux personnes résidant officiellement en Suisse (recrutement au niveau local).
Avec ses 192 pays membres, l'Union postale universelle (UPU), une agence spécialisée des Nations Unies, est le principal forum de coopération entre secteur postal les joueurs. Il contribue à assurer un véritable réseau universel de produits de pointe et de services.
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Principales attributions :
Sous la supervision directe de l’expert, le titulaire réalisera des tâches relatives à la préparation du paie-ment des salaires, à la sélection et au recrutement du personnel, aux prestations auxquelles les employés ont droit et à la gestion administrative des contrats.
1. Gestion des salaires
– Servir de personne de contact pour la gestion des salaires, sous la supervision de l’expert.
– Veiller à ce que les modifications liées aux prestations, avantages, indemnités et primes applicables au personnel soient traitées et suivies au moyen du système informatique de gestion des salaires
– Rechercher régulièrement des informations sur les avantages (indemnités et primes) au sein du sys-tème des Nations Unies, notamment sur la mise à jour des indemnités de poste et des barèmes de rémunération
– Réunir des informations utiles au calcul de la rémunération auprès des diverses Directions, notam-ment auprès de la Direction des ressources humaines (DRH) pour les changements concernant les droits et les avances sur salaire, la Direction de la logistique pour les factures de téléphone et de garage ainsi que la Direction des finances concernant les prêts
– Tenir à jour les registres relatifs aux avantages dont le personnel peut bénéficier
– Participer à la réconciliation concernant les salaires et les avantages, si nécessaire
– Procéder au calcul des salaires, éditer les fiches de paie, les vérifier et les valider
– Préparer les décomptes et effectuer le paiement des frais de représentation du Directeur général et du Vice-Directeur général
– Préparer les virements selon les procédures établies (y compris en ce qui concerne les comptes bancaires, les tierces parties et la Caisse de prévoyance)
– Préparer et diffuser les informations essentielles à la Caisse de prévoyance pour le calcul du montant des retraites mensuelles
– Répartir les fiches de salaire et répondre aux questions des membres du personnel
– Procéder à des tests des fonctionnalités du système informatique de gestion des salaires et à leur validation, apporter une assistance dans le cadre de l’analyse de l’utilité de ce système et contribuer à l’amélioration du système en attirant l’attention sur les points susceptibles d’être améliorés et/ou corrigés.
2. Gestion des ressources humaines
a. Système informatique
– Remplir la fonction de «super utilisateur» pour la mise à jour des données, l’exploitation et l’extraction de statistiques
– Procéder à des tests et à leur validation
b. Accueil des nouveaux employés
- Fournir des informations clés aux nouveaux employés en ce qui concerne les prestations auxquelles ils ont droit, leurs droits, leurs obligations et le code de conduite
c. Certificats et statistiques
– Préparer les certificats de travail et les attestations de salaire
– Préparer diverses statistiques à des fins internes et externes
– Préparer le paiement des factures pour différents prestataires de services
– Servir de personne de contact pour la préparation de diverses informations sur les effectifs à des fins de présentation au Conseil d’administration, aux Nations Unies et aux ambassades
– Servir de personne de contact pour les questions relatives à l’imposition des membres du personnel de nationalité américaine.
3. Gestion des contrats
– Assurer un suivi concernant l’expiration des contrats des membres du personnel en demandant confirmation aux Directions concernées pour le renouvellement éventuel des contrats
– Préparer des lettres pour confirmer, étendre ou renouveler les contrats et des lettres de cessation de service
– Rédiger la correspondance concernant les transferts, les promotions à d’autres postes, les promo-tions par voie de reclassification et la cessation de service
– Tenir à jour les dossiers des membres du personnel tout au long de leur carrière et assurer l’archivage.
4. Gestion des prestations
- Calculer les augmentations dues à un changement d’échelon à la suite d’une promotion ou d’un rempla-cement temporaire et rédiger la correspondance à ce sujet.
5. Recrutement
a. Pour les postes à durée déterminée de la catégorie des services généraux et les postes temporaires des catégories professionnelle et supérieure
– Annoncer les avis de vacance de poste, se charger de leur publication et examiner les demandes y relatives
– Présélectionner les candidats sur la base de leurs qualifications (formation), de leur nombre d’années d’expérience professionnelle et de leurs compétences linguistiques
– Préparer toute la documentation à utiliser au cours du processus de sélection
– Inviter les membres du comité de sélection aux réunions de ce dernier et fixer la date et le lieu de ces réunions
– Remplir la fonction de secrétaire lors des réunions du comité de sélection
– Rédiger le rapport de la réunion du comité de sélection et le soumettre au Directeur général une fois signé par les participants
b. Pour les postes temporaires de la catégorie des services généraux
– Annoncer les avis de vacance de poste, se charger de leur publication et examiner les demandes y relatives
– Présélectionner les candidats sur la base de leurs qualifications (formation), de leur nombre d’années d’expérience professionnelle et de leurs compétences linguistiques
– Préparer toute la documentation à utiliser au cours du processus spécial de sélection
– Prendre part aux entretiens
– Rédiger le rapport de la réunion du comité de sélection et le soumettre au Directeur général, une fois signé par les participants
c. Pour les postes à durée déterminée des catégories professionnelle et supérieure
– Annoncer les avis de vacance de poste, se charger de leur publication et examiner les demandes y relatives
– Préparer toute la documentation à utiliser au cours du processus de sélection
– Inviter les membres du comité de sélection aux réunions de ce dernier et fixer la date et le lieu de ces réunions
d. Statistiques
- Préparer les statistiques relatives au recrutement (à des fins d’usage interne et externe)
e- Système de recrutement en ligne (e-recruitment)
- Remplir la fonction de «super utilisateur» pour ce logiciel (configuration et renouvellement des contrats avec le fournisseur)
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QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES |
Formation:
Études secondaires |
Expérience:
Au moins six années d’expérience dans les ressources humaines |
Connaissances techniques:
- Bonne connaissance du Statut et du Règlement du personnel du Bureau international de l’UPU ainsi que des politiques, processus et procédures de l’UPU en matière de ressources humaines
- Connaissance du système de recrutement en ligne (e-recruitment)
- Connaissance des compensations et avantages
- Connaissance du système informatique et du logiciel de gestion des salaires
- Connaissance des outils bureautiques Office standard et d’Outlook
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Autres compétences:
- Aptitude à cerner les problèmes, à définir des options, à tirer des conclusions et à formuler des recom-mandations sur la façon de résoudre les problèmes
- Capacité à travailler aussi bien de manière autonome qu'en équipe
- Capacité à travailler sous pression avec des changements constants de priorités
- Aptitude à identifier et à résoudre les problèmes informatiques et à trouver rapidement des solutions
- Sens des relations humaines et excellentes capacités de communication orales et écrites
- Aptitude à présenter des données numériques clairement
- Capacité à être attentif aux détails et à se concentrer sur les chiffres
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Compétences linguistiques:
La langue officielle de l'Union postale universelle est la langue française. Les langues de travail du Bureau international de l'UPU sont l'anglais et le français. Pour ce poste, la maîtrise de l'anglais ou du français est exigée. La connaissance de l'autre langue serait un atout. Une formation sera obligatoire afin d'obtenir le niveau requis dans la seconde langue dans un délai raisonnable.
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Informations supplémentaires:
Les candidats doivent veiller à ce que les coordonnées qu'ils communiquent permettent de les contacter à tout moment afin d'éviter qu'ils soient exclus du processus de sélection.
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Traitement annuel:
(net d'impôts)
64,729.6 CHF
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| Les conditions de service sont régies par le Statut et le Règlement du personnel du Bureau international de l'Union postale universelle.
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Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne.
Les candidatures doivent parvenir à l'UPU au plus tard à la date de clôture indiquée dans l'avis de vacance d'emploi.
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Les candidatures féminines ainsi que celles de ressortissants d'Etats Membres sont encouragées.
L'UPU favorise la diversité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. |
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| Pour plus de renseignements concernant le processus d'enregistrement en ligne, merci de bien vouloir consulter la page Internet de l'UPU à l'adresse suivant: https://upu.int/fr/Union-postale-universelle/Emplois |
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Poste pourvu |
Cette vacance est affichée seulement pour information. Elle n'est pas actuellement ouverte aux candidatures
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L'UPU est un espace non fumeur
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