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Numéro de l'avis de vacance: UPU/17/G4/FT-NC/176
Titre: Assistant(e) (Projet FAQS) 50% non core extrabudgétaire
Grade: G4
Type de contrat:: Contrat de durée déterminée (Non-Core)
Durée: Trois ans
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Date de publication:
25 avril 2017
Date de clôture:
6 juin 2017
Poste pourvu
Unité administrative:
Direction de la coopération et du développement (DCDEV) Unité Fonds pour l'amélioration de la qualité de service (FAQS)
Lieu d'affectation:
Berne Suisse
Date prévue d'entrée en fonctions: Dès que possible
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Contexte organisationnel:
Veuillez noter qu'il s'agit d'un poste réservé aux ressortissants suisses et/ou aux personnes résidant officiellement en Suisse (recrutement au niveau local).
Avec ses 192 pays membres, l'Union postale universelle (UPU), une agence spécialisée des Nations Unies, est le principal forum de coopération entre secteur postal les joueurs. Il contribue à assurer un véritable réseau universel de produits de pointe et de services.
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Principales attributions :
Assister le chef de projet FAQS et son équipe dans la gestion administrative de la mise en œuvre des projets et assurer des tâches de secrétariat classique
1. Assistanat au chef de projet et son équipe 1.1. Assistanat/secrétariat traitement administratif des dossiers - Collaborer à la mise à jour de la base de données des informations relatives aux projets en cours ou anciens (dossiers électroniques, dossiers physiques, données manquantes etc.) - Vérifier et corriger les erreurs éventuelles de saisie dans les dossiers (dates, montants ou autres) - Collaborer à la préparation des dossiers d’évaluations des projets sous format électronique et physique - Envoyer les documents s’y référant au consultant UPU ou à l’expert chargé des missions
1.2. Assistanat/secrétariat pour le Conseil fiduciaire, les séminaires et formation - Participer à la rédaction ainsi qu’à l’envoi des lettres dites de notifications - Formater, tenir à jour et rechercher des informations manquantes pour le recueil regroupant toutes les décisions du Conseil fiduciaire - Collaborer aux révisions des différents documents pour le Conseil fiduciaire (fiches de synthèse, listes de contrôle et autres documents) - Accueillir les délégués, gérer les inscriptions et compléter la liste des participants lors des séminaires de formation - Collaborer au bon déroulement logistique des réunions
2. Tâches de secrétariat classique 2.1. Assistanat classique: - Formater et gérer le flux des correspondances ; rédiger certains courriers - Collaborer à l’organisation logistique des réunions (invitations, documentation, réservations de salles, moyens techniques et informatiques, etc.) et prendre des notes pendant les réunions - Demander les traductions de documents lorsque nécessaire, coordonner tous les travaux avec les services de la logistique (production, expédition, archivage); coordonner la réception et le classement des traductions dans les dossiers des projets - Gérer et tenir à jour les informations contenues dans les fiches pays - Assurer le classement physique et électronique des dossiers et en gérer l’archivage - Participer à la mise à jour et à la refonte du Guide pratique du FAQS
2. Mise à jour des pages FAQS du site Web de l’UPU: Mettre à jour: - la liste des coordinateurs régionaux, nationaux et globaux, - les informations concernant les projets notamment après chaque réunion du Conseil fiduciaire - le référentiel des questions-réponses fréquentes - le calendrier des réunions du Conseil fiduciaire - les informations relatives au Conseil fiduciaire ainsi que les textes du FAQS (Acte de fiducie, Manuel de gestion des projets) - le bulletin d’information du FAQS (QSF Newsletter) - le catalogue des projets types
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QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES |
Formation: Formation secondaire d’employé(e) de commerce ou équivalente (type CFC) |
Expérience:
Expérience de 3 ans d’assistanat administratif ou similaire |
Connaissances techniques:
- Maîtrise des techniques de présentation et mise en forme de documents - Maîtrise rédactionnelle - Maîtrise des outils bureautiques Word et Excel - Connaissance de base de PPT - Connaissance ou expérience d’utilisation de bases de données
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Autres compétences:
- Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe - Sens de l'organisation et de la gestion des priorités - Capacité d'analyse et de synthèse - Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel - Sens de l'éthique - Adaptabilité et flexibilité - Sens de la communication, courtoisie, tact - Sens du résultat et conscience des coûts
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Compétences linguistiques:
La langue officielle de l'Union postale universelle est la langue française. Les langues de travail du Bureau international de l'UPU sont l'anglais et le français. Pour ce poste, la maîtrise de l'anglais ou du français est exigée. La connaissance de l'autre langue serait un atout. Une formation sera obligatoire afin d'obtenir le niveau requis dans la seconde langue dans un délai raisonnable.
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Informations supplémentaires:
Les candidats doivent veiller à ce que les coordonnées qu'ils communiquent permettent de les contacter à tout moment afin d'éviter qu'ils soient exclus du processus de sélection.
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Traitement annuel:
(net d'impôts)
33,748.50 CHF
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Les conditions de service sont régies par le Statut et le Règlement du personnel du Bureau international de l'Union postale universelle.
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Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Les candidatures doivent parvenir à l'UPU au plus tard à la date de clôture indiquée dans l'avis de vacance d'emploi.
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Les candidatures féminines ainsi que celles de ressortissants d'Etats Membres sont encouragées.
L'UPU favorise la diversité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. |
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Pour plus de renseignements concernant le processus d'enregistrement en ligne, merci de bien vouloir consulter la page Internet de l'UPU à l'adresse suivant: https://upu.int/fr/Union-postale-universelle/Emplois |
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Poste pourvu |
Cette vacance est affichée seulement pour information. Elle n'est pas actuellement ouverte aux candidatures
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L'UPU est un espace non fumeur
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