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Numéro de l'avis de vacance: UPU/17/G5/FT-NC/170
Titre: Assistant(e) (comptabilité FAQS-FIN) non cadre extrabudgétaire plein temps
Grade: G5
Type de contrat:: Contrat de durée déterminée (Non-Core)
Durée: Trois ans
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Date de publication:
3 avril 2017
Date de clôture:
15 mai 2017
Avis de vacance annulé
Unité administrative:
Direction des finances (DFI)
Fonds pour l'amélioration de la qualité de service -Finances
Lieu d'affectation:
Berne Suisse
Date prévue d'entrée en fonctions: Dès que possible
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Contexte organisationnel:
Veuillez noter qu'il s'agit d'un poste réservé aux ressortissants suisses et/ou aux personnes résidant officiellement en Suisse (recrutement au niveau local).
Avec ses 192 pays membres, l'Union postale universelle (UPU), une agence spécialisée des Nations Unies, est le principal forum de coopération entre secteur postal les joueurs. Il contribue à assurer un véritable réseau universel de produits de pointe et de services.
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Principales attributions :
Participer aux activités comptables et à la gestion administrative de l’Unité de Fonds pour l'amélioration de la qualité de service -Finances
1. Comptabilité:
a. Préparer, imputer et saisir les pièces comptables (encaissements, paiements, placements, divers)
b. Préparer, selon nécessité, les pièces comptables spécifiques aux projets (blocages des fonds, réserves, avances, clôtures des projets).
c. Participer aux travaux de clôture des comptes (mensuelle, trimestrielle, annuelle) : préparation et saisie des pièces comptables, contrôles des comptes et corrections, tableaux spécifiques, pièces de bouclement)
d. Assurer la suppléance de la personne responsable des affaires courantes, pour tout ce qui concerne les pièces spécifiques aux projets et les travaux de clôture mensuelle
2. Tresorerie
a. Enregistrer tous les fournisseurs dans le logiciel, assurer le lien avec le responsable des contacts et préparer toutes les factures qui s’y rapportent
b. Effectuer les divers paiements via e-banking et assurer le lien avec la banque pour tout paiement posant problème, notamment avec les pays sous sanctions de la banque.
c. Assurer le listing de suivi de tous les décaissements du FAQS, par trimestre, aussi bien pour les fournisseurs que pour les dépenses liées aux projets
d. Assurer la gestion de la trésorerie FAQS-Fin (placement des liquidités à court terme) en coordination avec le Trésorier du BI et après information auprès de sa hiérarchie
3. Reporting et documentation
a. Préparer et assurer le suivi des documents pour les différentes réunions (Conseil fiduciaire/Comité des finances et placements/CEP/CA/CONGRES) et, selon besoin, participer à la mise à jour du Manuel de Gestion financière et du mode opératoire du FAQS
b. Assurer le lien avec les différents services (chancellerie/service de traduction/publication sur le site internet)
c. Préparer les relevés individuels pour les pays bénéficiaires à la fin de chaque trimestre
d. Etablir les dossiers de demande de remboursement de l’impôt anticipé et du droit de timbre et assurer le suivi des remboursements avec l’Administration fédérale
e. Préparer la documentation à mettre à disposition des vérificateurs
4. Contacts FAQS et correspondance
a. Assurer la mise à jour de la liste des contacts FAQS-Finances et veiller à la gestion de la confidentialité des informations transmises par FAQS-Finances
b. Gérer la boîte email commune FAQS-Finances et assurer le classement, la traçabilité et l’archivage du courrier électronique
5. Archives
a. Coordonner tous les travaux en lien avec la totalité de l’archivage des documents de FAQS-Finances selon les prescriptions en vigueur.
b. Emettre des recommandations destinées à optimiser le mode d’archivage
6. Divers (support pour l'unite comptabilité extrabudgétaire)
a. Participer, sur demande et à titre de renfort, à des travaux d’analyse, de contrôle et de vérification, aux différentes comptabilités extrabudgétaires:
• Préparer des tableaux de clôture et des pièces de bouclement
• Réconcilier les comptes d’avances et assurer le suivi des débiteurs et des créanciers
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QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES |
Formation:
Formation de type secondaire ou professionnelle orientée comptabilité générale ou gestion d’entreprise. |
Expérience:
Expérience pratique de 4 années en comptabilité
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Connaissances techniques:
- Très bonnes connaissances de la comptabilité générale
- Très bonnes connaissances d’un logiciel comptable (SUN/NAVISION/AUTRE)
- Très bonnes connaissances des outils bureautiques (EXCEL/WORD/Outlook)
- Connaissances de base des normes IPSAS
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Autres compétences:
- Rigueur et rapidité
- Goût pour les chiffres
- Capacité à gérer les priorités et à travailler de manière autonome
- Sens de l'équipe
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Compétences linguistiques:
La langue officielle de l'Union postale universelle est la langue française. Les langues de travail du Bureau international de l'UPU sont l'anglais et le français. Pour ce poste, la maîtrise de l'anglais ou du français est exigée. La connaissance de l'autre langue serait un atout. Une formation sera obligatoire afin d'obtenir le niveau requis dans la seconde langue dans un délai raisonnable.
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Informations supplémentaires:
Les candidats doivent veiller à ce que les coordonnées qu'ils communiquent permettent de les contacter à tout moment afin d'éviter qu'ils soient exclus du processus de sélection.
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Traitement annuel:
(net d'impôts)
73,876 CHF
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| Les conditions de service sont régies par le Statut et le Règlement du personnel du Bureau international de l'Union postale universelle.
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Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne.
Les candidatures doivent parvenir à l'UPU au plus tard à la date de clôture indiquée dans l'avis de vacance d'emploi.
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Les candidatures féminines ainsi que celles de ressortissants d'Etats Membres sont encouragées.
L'UPU favorise la diversité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. |
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| Pour plus de renseignements concernant le processus d'enregistrement en ligne, merci de bien vouloir consulter la page Internet de l'UPU à l'adresse suivant: https://upu.int/fr/Union-postale-universelle/Emplois |
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Avis de vacance annulé |
Cette vacance est affichée seulement pour information. Elle n'est pas actuellement ouverte aux candidatures
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L'UPU est un espace non fumeur
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