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Numéro de l'avis de vacance: UPU/17/G5/FT-C/168
Titre: Assistant(e) au Programme Services financiers postaux (SFP) et au Secrétariat du Conseil d'exploitation postale (CEP)
Grade: G5
Type de contrat:: Contrat de durée déterminée (Core)
Durée: Trois ans
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Date de publication:
21 mars 2017
Date de clôture:
21 avril 2017
Poste pourvu
Unité administrative:
Direction des opérations postales (DOP )
Services financiers postaux (SFP)
Lieu d'affectation:
Berne Suisse
Date prévue d'entrée en fonctions: dès que possible
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Contexte organisationnel:
Veuillez noter qu'il s'agit d'un poste réservé aux ressortissants suisses et/ou aux personnes résidant officiellement en Suisse (recrutement au niveau local).
Avec ses 192 pays membres, l'Union postale universelle (UPU), une agence spécialisée des Nations Unies, est le principal forum de coopération entre secteur postal les joueurs. Il contribue à assurer un véritable réseau universel de produits de pointe et de services.
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Principales attributions :
Sous la supervision du Coordinateur et du Chef du Programme «SFP», apporter une assistance administrative aux activités d’organes de l’UPU en lien avec le CEP et aux activités du programme SFP.
1. En tant qu’assistante du Secrétariat du CEP et de ses organes:
a. Préparer les lettres de convocations/mailings aux sessions du CEP et aux réunions du Comité de gestion du CEP (rédaction des projets de lettres d’invitations destinées aux Pays-membres, observateurs et organisations internationales; vérification et diffusion de renseignements de nature logistique (hôtellerie, transports publics et similaires) auprès des délégués ; transmission aux services de traduction, suivi de la production et de la diffusion)
b. Coordonner et traiter les demandes de visa des représentants des Pays-membres (contacts avec les représentations suisses à l’étranger)
c. Collaborer à la programmation des réunions des organes, en saisir et tenir à jour les plannings
d. Assumer les tâches administratives liées à
- l’organisation des activités du CEP (élaborer et diffuser les informations à l’attention des Secrétaires et Secrétaires/Adjoints des organes du CEP, des services de traduction et des autres directions du BI - date d’expédition des documents, rappels, etc.-)
- la préparation et au déroulement des réunions du CEP et des autres organes y relatifs : collationner, formater, mettre à jour, corriger, réviser les textes des documents, transmettre aux services de traduction, en assurer le suivi et la diffusion ; organiser la préparation et la diffusion des supports de présentation pour les réunions du CEP et ses groupes
e. Coordonner la production/mise à jour des publications principales du CEP (Compte-rendu analytique et Guide pratique): prise de contact auprès des responsables des organes concernés pour collecter les contributions auxdites publications, rassembler, formater, corriger, collationner, transmettre aux services de traduction et en assurer le suivi et la diffusion
f. Collaborer à la mise à jour du Règlement intérieur du CEP: compiler, recomposer et formater les textes à partir des modifications apportées par les Pays-Membres et approuvés par le CEP et en assurer sa diffusion
g. Collaborer aux travaux du CEP et de ses organes en relation avec la préparation des Congrès: préparation matérielle des documents et des propositions relevant de l’Arrangement et du Règlement des SPP, du CEP, etc.
h. Elaborer et tenir à jour les bases de données et gérer les archives du CEP
2. En tant qu’assistante au programme SFP:
a. Collaborer aux travaux de secrétariat du programme SFP (traitement de textes, rédaction/mise en forme de lettres, lettres-circulaires, fax, questionnaires, circulaires, collationnement des documents et rapports de missions, transmission aux services de traduction)
b. Diffuser les lettres d’invitation des groupes et des forums/ateliers et suivre les correspondances y relatives
c. Collaborer à l'élaboration des publications (Arrangement, Règlement et Manuel des SPP (assister le responsable dans l’établissement des publications et de leurs mises à jour)
d. Préparer et mettre à jour les dossiers et gérer les archives du programme
3. En tant qu’assistante aux Projets régionaux communs:
a. Assister le Chef du projet à l’élaboration de la correspondance, des factures, au collationnement des rapports et aux décomptes budgétaires
b. Transmettre/diffuser toutes les correspondances et rapports aux pays concernés aux projets
c. Assumer le suivi administratif des dossiers des projets régionaux et autres
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QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES |
Formation:
Formation secondaire de type employé de commerce, assistanat administratif ou équivalent |
Expérience:
4 années d’expérience de secrétariat et d’assistanat administratif dans un environnement international (le secteur financier serait un atout supplémentaire) |
Connaissances techniques:
- Très bonne connaissance des techniques de secrétariat et d’organisation de réunions internationales
- Aptitude à rédiger des messages internes et des correspondances externes
- Bonne maîtrise des outils de bureautique (Word et PPT, Adobe, Excel et Outlook)
- Pratique courante de prises de notes, de relecture et correction de documents en français et en anglais
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Autres compétences:
- Autonomie
- Esprit d'initiative
- Flexibilité
- Aptitude à travailler sous le stress et à gérer les priorités
- Aptitude à communiquer (écrit et oral)
- Sens pratique
- Aptitude à travailler avec des nationalités diverses
- Rigueur et précision
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Compétences linguistiques:
La langue officielle de l'Union postale universelle est la langue française. Les langues de travail du Bureau international de l'UPU sont l'anglais et le français. Pour ce poste, la maîtrise de l'anglais ou du français est exigée. La connaissance de l'autre langue serait un atout. Une formation sera obligatoire afin d'obtenir le niveau requis dans la seconde langue dans un délai raisonnable.
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Informations supplémentaires:
Les candidats doivent veiller à ce que les coordonnées qu'ils communiquent permettent de les contacter à tout moment afin d'éviter qu'ils soient exclus du processus de sélection.
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Traitement annuel:
(net d'impôts)
73,876 CHF
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| Les conditions de service sont régies par le Statut et le Règlement du personnel du Bureau international de l'Union postale universelle.
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Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne.
Les candidatures doivent parvenir à l'UPU au plus tard à la date de clôture indiquée dans l'avis de vacance d'emploi.
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Les candidatures féminines ainsi que celles de ressortissants d'Etats Membres sont encouragées.
L'UPU favorise la diversité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. |
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| Pour plus de renseignements concernant le processus d'enregistrement en ligne, merci de bien vouloir consulter la page Internet de l'UPU à l'adresse suivant: https://upu.int/fr/Union-postale-universelle/Emplois |
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Poste pourvu |
Cette vacance est affichée seulement pour information. Elle n'est pas actuellement ouverte aux candidatures
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