|
|
Numéro de l'avis de vacance: UPU/16/G5/ST/147
Titre: Assistant(e) au Fonds pour l'amélioration de la qualité de service (FAQS)
Grade: G5
Type de contrat:: Engagement de courte durée
Durée: six mois
|
Date de publication:
22 juin 2016
Date de clôture:
19 juillet 2016
Poste pourvu
Unité administrative:
Direction de la coopération au développement (DCDEV)
FAQS Projets (FAQS - PROJ)
Lieu d'affectation:
Berne Suisse
Date prévue d'entrée en fonctions: 1er septembre 2016
|
| |
Contexte organisationnel:
Veuillez noter qu'il s'agit d'un poste réservé aux ressortissants suisses et/ou aux personnes résidant officiellement en Suisse (recrutement au niveau local).
Avec ses 192 Pays-membres, l'Union postale universelle (UPU), une institution spécialisée des Nations Unies, est le principal forum de coopération des acteurs du secteur postal. L'UPU contribue à entretenir un véritable réseau postal universel offrant des produits et services modernes.
|
Principales attributions :
Administrer les projets financés par le Fonds pour l'amélioration de la qualité de service (FAQS) conformément aux règles du Programme FAQS et autres règlements applicables, et assurer le secrétariat administratif du FAQS. Mettre en oeuvre les activités relatives à ces projets dans les régions concernées et en assurer le suivi.
1. Mise en oeuvre des projets du FAQS
1.1 Tâches relatives à la gestion des projets du FAQS
- Analyser et examiner les proposition de projets mondiaux en fonction de leur contexte, de leur contenu et de leur conformité avec les règles et les procédures;
- Conseiller et informer les opérateurs désignés pour leur permettre de mieux préparer leurs propositions de projet;
- Préparer des synthèses des propositions de projet pour le Chef du Programme FAQS Projets;
- Présenter les documents au Conseil fiduciaire à la demande du Chef du Programme FAQS Projets;
- Informer les opérateurs désignés de l'état d'avancement de leur dossier (approuvé, reporté ou rejeté);
- Analyser les rapports initiaux, intermédiaires et finals pour chaque projet et, au besoin, contacter les opérateurs désignés, les consultants, les unions restreintes ou les coordonnateurs régionaux pour obtenir des compléments d'information;
- Analyser les résultats des appels d'offres en collaboration avec l'unité de la DCDEV chargée de la passation des marchés ainsi que les documents comptables relatifs aux paiements;
- Analyser les informations reçues sur l'avancement des projets. Reconnaître les problèmes et proposer des solutions pour tout ce qui concerne les équipements, calendriers, budgets et procédures, et soumettre ces solutions pour approbation;
- Analyser les demandes de modification de projets reçues;
- Autoriser les paiement régionaux à faire et en conserver la trace (selon les responsabilités déléguées);
- Coordonner l'analyse des documents comptables avec FAQS-Finances. Veiller au respect des délais et contrôler les états financiers préparés;
- Préparer des synthèses des rapports finals de projet pour le Chef du Programme FAQS-Projets sur le modèle établi;
- Organiser et coordonner les missions d'évaluation;
- Etudier les rapports d'évaluation de projet et, au besoin, contacter le coordonnateur régional ou le consultant;
- Participer aux réunions avec les coordonnateurs nationaux/régionaux/mondiaux du FAQS lors des réunions officielles et des activités de formation;
- Recenser les projets susceptibles d'être distingués par le FAQS et les soumettre aux chef de FAQS-Projet pour approbation par le Conseil fiduciaire.
1.2 Activités en rapport avec les réunions du Conseil fiduciaire
- Coordonner l'organisation logistique des réunions du Conseil fiduciaire au Bureau international et à l'étranger une à quatre fois par an et aider à la préparation des documents y relatifs;
- Participer aux réunions (prendre des notes pour la préparation des documents de réunion et des rapports) et présenter/commenter les propositions de projet ou les rapports finals à la demande du chef de FAQS-Projet, en Suisse et à l'étranger.
1.3 Activités en rapport avec la formation et les séminaires
- Promouvoir le module de formation Trainpost sur le FAQS et l'actualiser;
- Coordonner l'organisation logistique des séminaires de formation du FAQS au Bureau international et à l'étranger (avec l'opérateur désigné et l'union restreinte hôtes);
- Coordonner l'organisation du séminaire annuel d'information sur le FAQS au Bureau international;
- Collaborer avec le Programme «Coordination opérationnelle et région Asie-Pacifique» de la DCVDEV pour prendre les dispositions de voyage pour les boursiers des pays les moins avancés;
- Sous la supervision du chef de FAQS-Projet, former les opérateurs désignés/unions restreintes (en groupe ou individuellement) aux règles et procédures du FAQS.
2. Informations pour les coordonnateurs régionaux
- Fournir des copies des notifications et de la correspondance relatives aux projets dans les régions concernées;
- Informer les experts, les consultants et les coordonnateurs régionaux des dispositions logistiques et des procédures internes pour l'évaluation des objectifs spécifiques à chacun des projets du FAQS.
3. Secrétariat du FAQS
- Gérer les échanges de correspondance; préparer et signer certaines lettres (dûment autorisé);
- Apporter une aide administrative à la mise à jour et à la révision du Guide pratique du FAQS;
- Gérer et mettre à jour la base de données des projets;
- Aider à la préparation des documents du FAQS à soumettre au Conseil d'exploitation postale.
|
|
QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES |
Formation:
Etudes secondaires achevées et formation dans les domaines administratif/du secrétariat et commercial ou similaires (type CFC ou équivalent). |
Expérience:
Quatre années d'expérience dans la gestion de dossiers de projets, ou expérience similaire. Une expérience des opérations postales et une expérience dans un milieu international seraient un atout. |
Connaissances techniques:
- Solide connaissance des techniques de présentation et de formatage des documents.
- Bonnes compétences rédactionnelles en anglais ou en français.
- Connaissance approfondie des outils bureautiques standard.
- Solide connaissance des outils et des procédures de gestion de projet.
- Solide connaissance des procédures de gestion financière de projet et d'établissement des états.
- Connaissance ou expérience de l'utilisation de bases de données.
- Aptitude à s'exprimer en public et à présenter des exposés.
|
Autres compétences:
- Aptitude à travailler de manière autonome et en équipe.
- Aptitude à ordonner et gérer les priorités.
- Capacité d'analyse et de synthèse.
- Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel; sens de l'éthique.
- Adaptabilité, flexibilité.
- Compétences en matière de communication, courtoisie, tact.
- Conscience des coûts et des résultats.
- Aptitude à s'exprimer en public.
|
Compétences linguistiques:
Maîtrise de l'anglais ou du français. La connaissance de l'autre langue serait un atout.
|
Informations supplémentaires:
Candidates must ensure that they provide relevant contact details so that they can be contacted at any time, to prevent them from being excluded from the selection process.
|
Traitement mensuel
(net d'impôts)
6,258 CHF
|
|
|
Les candidats seront contactés directement en cas de sélection pour un test écrit. Des tests et/ou des entretiens pourraient être utilisés comme moyen supplémentaire de présélection. |
|
| Les conditions de service sont régies par le Statut et le Règlement du personnel du Bureau international de l'Union postale universelle.
|
|
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne.
Les candidatures doivent parvenir à l'UPU au plus tard à la date de clôture indiquée dans l'avis de vacance d'emploi.
|
|
Les candidatures féminines ainsi que celles de ressortissants d'Etats Membres sont encouragées.
L'UPU favorise la diversité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. |
|
| Pour plus de renseignements concernant le processus d'enregistrement en ligne, merci de bien vouloir consulter la page Internet de l'UPU à l'adresse suivant: https://upu.int/fr/Union-postale-universelle/Emplois |
| ... |
|
Poste pourvu |
Cette vacance est affichée seulement pour information. Elle n'est pas actuellement ouverte aux candidatures
|
|
L'UPU est un espace non fumeur
|
|
