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Numéro de l'avis de vacance: UPU/13/G6/FT-C/27
Titre: Assistant FAQS/UPU*Clearing
Grade: G6
Type de contrat:: Contrat de durée déterminée (Non-Core)
Durée: trois ans
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Date de publication:
15 novembre 2013
Date de clôture:
17 décembre 2013
Avis de vacance annulé
Unité administrative:
Direction des finances (DFI)
FAQS Finance / UPU*Clearing
Lieu d'affectation:
Berne Suisse
Date prévue d'entrée en fonctions: dès que possible (révision - Date de publication: 5 novembre 2013) - 17 décembre 2013
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Contexte organisationnel:
L'Union postale universelle (UPU), dont le siège se trouve à Berne, capitale de la Suisse, constitue le principal forum de coopération entre les acteurs du secteur postal, permettant d'assurer un véritable réseau universel de produits et de services à la pointe du progrès.
Le titulaire devra:
- exécuter et faire exécuter les opérations comptables du service FAQS finances, les viser au premier niveau et prendre en charge les opérations ou responsabilités annexes qui y sont liées (animation d'équipe, organisation et administration courante, préparation & commentaires de documents, reporting, etc.).
- assurer aux opérateurs postaux membres du Groupe utilisateurs « UPU*Clearing » un moyen de paiement pour régulariser leurs transactions commerciales, en gérant un système centralisé permettant d'émettre des factures électroniques et de les régler. Assurer la gestion des revenus du Groupe utilisateurs et son Secrétariat.
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Principales attributions :
1. Gestion d'équipe (FAQS)
- Distribue et planifie les tâches courantes au sein de l'équipe FAQS, participe avec l'expert aux évaluations et à la fixation des objectifs.
- Suit et contrôle les travaux (vérification des saisies, visa des journaux).
- Instruit les membres de l'équipe et intervient en support technique.
- Gére les absences et assure la continuité de l'unité.
2. Gestion opérationnelle du Système de compensation «UPU*Clearing»
2.1 Contrôle et appui:
- Assure la fonction de « superviseur » du logiciel utilisé et la formation des nouveaux utilisateurs.
- Etablit et publie le calendrier des échéances.
- Contrôle les saisies opérées par les administrations postales des pays membres du système.
- Veille à l'application des règlements et au respect du calendrier de compensation.
- Intervient et joue un rôle d'appui pour régler les éventuels litiges comptables entre pays.
- Met à jour les statistiques.
- Selon les besoins, met à jour/développe des outils de communication et de promotion de l'activité auprès des administrations des pays membres potentiels.
2.2 Gestion des opérations :
- Prépare et envoie les factures mensuelles aux administrations postales des pays membres.
- Suit les opérations des pays débiteurs pour s'assurer de leur paiement et assure les paiements aux pays créanciers.
- Gére les comptes en EUR et USD dits « avoirs à disposition » tenus par les pays membres, selon les instructions de leur administration postale et les comptes bancaires ouverts au nom de l'UPU pour l'activité UPU*Clearing.
3. Travaux comptables
- Prépare et élabore les pièces comptables plus complexes pour le FAQS et les valide (premier niveau) et celles liées à l'activité UPU*Clearing (imputation et saisie).
- Valide (premier niveau) les pièces comptables préparées par les autres collaborateurs du FAQS.
- Coordonne les travaux de clôture annuel du FAQS et UPU*Clearing et participe à l'élaboration des états financiers annuels.
- Edite et distribue les rapports financiers (clôtures mensuels) présentant le bilan mensuel, l'état des dépenses et recettes.
- Prépare les pièces et les classeurs de bouclement mensuel et annuel des comptes.
- Prépare les informations pour les vérificateurs externes et justifier leur contenu.
4. Travaux de secrétariat
4.1 Réunions du Comité des Placements et du Conseil Fiduciaire du FAQS:
- Donne des instructions pour élaborer des documents, en préparer des ébauches et / ou l'élaboration définitive selon les cas.
- Présente et commente des points précis prévus à l'ordre du jour des séances, répond aux questions des membres et rédige le compte rendu de certaines réunions.
4.2 Groupe utilisateurs UPU*Clearing et Comité directeur :
- Planifie et organise l'Assemblée Générale du Groupe en collaboration/partage avec son collègue UPU*Clearing (établit et propose le budget, prépare et publie les rapports d'activité et les documents divers, soumet des propositions de modification ou d'application de nouveaux règlements, coordonne les séances).
5. Autres travaux
5.1 Logiciel comptable Navision:
- Assure le rôle de key-user du système.
- Tient à jour les modifications du plan comptable pour toutes les comptabilités de l'Union.
- Assure la maintenance des rapports fournis par le logiciel et prépare les données comptables et financières des projets en cours ou à venir sur JET Report.
5.2 Divers:
- Traite la correspondance courrier-mails avec les pays.
- Rencontre les délégués lors des réunions à Berne et répond aux questions / commente des informations comptables ou financières spécifiques.
- Collabore à la préparation d'analyses financières.
- Elabore des procédures de travail.
- Tient à jour les règlements (guides/manuels du FAQS et UPU*Clearing).
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QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES |
Formation:
Etudes secondaires achevées. |
Expérience:
Au minimum 6 années d'expérience dans les domaines concernés (comptabilité, finances, opérations bancaires). |
Connaissances techniques:
- Très bonnes connaissances en matière comptable, finance et opération bancaire.
- Très bonnes connaissances d'un logiciel comptable (Navision).
- Très bonnes connaissances en Excel.
- Bonnes connaissances des normes IPSAS.
- Bonne connaissance des réglementations en vigueur dans les domaine concernés.
- Bonnes connaissances des Bases de données.
- Bonnes connaissance des outils bureautiques classiques.
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Autres compétences:
- Goût prononcé pour les chiffres et rigueur.
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
- Capacité à proposer des mesures de rationalisation des méthodes de travail.
- Capacité à communiquer de manière claire et esprit de synthèse.
- Organisation du travail et gestion des priorités.
- Capacité à mener à bien des projets et travaux complexes et spécifiques (ex. : clôture de la comptabilité).
- Capacité à gérer une petite équipe.
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Compétences linguistiques:
Parfaite maîtrise du français ou de l'anglais et aptitude à communiquer dans l'autre langue. La connaissance d'autres langues, en particulier celles utilisées dans le système des Nations Unies, constituerait un avantage.
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Informations supplémentaires:
C'EST UNE REVISION
DATE DE PUBLICATION : 5 novembre 2013 - 17 décembre 2013
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Traitement annuel:
(net d'impôts)
82248 CHF
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| Les conditions de service sont régies par le Statut et le Règlement du personnel du Bureau international de l'Union postale universelle.
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Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne.
Les candidatures doivent parvenir à l'UPU au plus tard à la date de clôture indiquée dans l'avis de vacance d'emploi.
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Les candidatures féminines ainsi que celles de ressortissants d'Etats Membres sont encouragées.
L'UPU favorise la diversité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. |
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| Pour plus de renseignements concernant le processus d'enregistrement en ligne, merci de bien vouloir consulter la page Internet de l'UPU à l'adresse suivant: https://upu.int/fr/Union-postale-universelle/Emplois |
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Avis de vacance annulé |
Cette vacance est affichée seulement pour information. Elle n'est pas actuellement ouverte aux candidatures
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L'UPU est un espace non fumeur
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